Fehleinschätzungen führen oft dazu, dass Unternehmen mit ihrem PIM-Projekt letztlich eine Bruchlandung erleben. Damit das PIM-Projekt den Nutzen bringt, den man erwartet, muss man auf dem Weg typische Stolpersteine umgehen. Hier sind die Top 10 Fehler, die bei der PIM-Einführung zu vermeiden sind:

Fehler 1. PIM-System als Wundermittel sehen

Zu denken, dass die PIM-Einführung sofort für ein reibungsloses Multi-Channel-Marketing sorgen wird, ist ein großer Fehler. Ohne entsprechende Prozesse wird die PIM-Software die Produktdatenqualität von alleine nicht von jetzt auf gleich verbessern und die Produkt-Vermarktungsprobleme nicht lösen. Das PIM-System ist nur ein Hilfsmittel zur Datenverwaltung. Es ermöglicht den Umsatz zu steigern, die Markteinführung zu verkürzen, die Retourenquote zu reduzieren und vieles mehr, vorausgesetzt man sorgt für die „Einhaltung der Regeln“.

Natürlich ist es sehr verlockend zu meinen, dass eine PIM-Software auch die Schwächen der verbundenen Systeme beseitigen kann, wie z.B. von einem Onlineshop oder eines ERP/WaWi-Systems. Das ist so, aber nur wenn die Integration der Systeme richtig umgesetzt ist und die davon betroffenen Produktdaten im PIM effizient verwaltet werden.

Fehler 2. Eine Software für alle Anforderungen

Nicht alles auf einmal. Ob CRM, ERP, PIM oder MDM – jede Software hat ihre Stärken und Einsatzmöglichkeiten. Aber alle Anforderungen mit einem System unterzubringen ist unmöglich. Und von einer PIM-Lösung alles auf einmal zu verlangen ist ein großer Fehler.

Anforderungen sollten vor der Implementierung überdacht und bedarfsgerecht definiert werden. Der beste Weg für eine zielorientierte Implementierung eines PIM-Systems ist ein schrittweiser Ansatz, mit den im Voraus klar definierten Milestones. Das PIM-System sollte nicht überfrachtet werden – es sind nur die Anforderungen umzusetzen, die einen direkten Bezug zu PIM haben und im PIM sehr gut umsetzbar sind.

Fehler 3. Ohne Zielsetzung starten

„Alle benutzen PIM-Systeme, dann brauchen wir jetzt auch eins“ – ist das Motto vieler Unternehmen. Jedoch ist die Spannbreite der Funktionen von PIM sehr groß und ohne genaue Ziele zu starten, führt sehr schnell zum Misserfolg. Alle Funktionen, die ein PIM-Tool leisten kann, lassen sich nicht mit einem Schlag umsetzen. Das PIM-System wird in jedem Unternehmen individuell angepasst, damit auch individuelle Ziele verfolgt werden. Lieber kleiner planen und mit kleinen Projektschritten vorankommen, indem man Zwischenziele klar und deutlich definiert und anschließend erreicht.

Möchten Sie die Erfassung der Produktdaten automatisieren, den Datenfluss über interne Systeme optimieren oder Publikation der Informationen auf diverse E-Commerce-Kanäle in verschiedenen Kanälen beschleunigen? Dies alles kann sich auf die Auswahl einer richtigen PIM-Software auswirken. Erst wenn man die Probleme und Aufgaben bei der Datenverwaltung identifiziert, sollte man zur Implementierung einer PIM-Lösung übergehen.

Fehler 4. Keine Datenbereinigung vor der Einführung

Da die PIM-Software eine zentrale Datenbank für alle Produktinformationen ist und diese Daten aktuell halten soll, müssen Daten vor dem Import ins PIM-System noch bereinigt und überprüft werden. Man muss darauf achten, dass keine Duplikate, fehlerhafte oder nicht aktuelle Produktinformationen in die neue Software mit übernommen werden.

Es ist ein mühsamer Prozess, alle vorhandenen Produktdaten qualitativ aufzubereiten und ein PIM kann dabei nur bedingt behilflich sein. Wenn man die vollständigen Daten wie gegeben übernimmt, sollte man das Datenchaos dann aber im PIM bekämpfen, bevor das System produktiv genutzt werden kann. Nur in seltenen Fällen kann sich ein solches Vorgehen rentieren.

Fehler 5. Die PIM-Einführung ist ganz Sache der IT-Abteilung

Die Abteilungen für Marketing, Vertrieb und Produktmanagement am Projekt zu beteiligen, senkt den möglichen Widerstand der Mitarbeiter bei und nach der Einführung des PIM-Systems. Denn mit der PIM-Einführung werden sich Verantwortlichkeiten und Prozesse ändern, darum ist es besser, alle betroffenen Mitarbeiter darauf vorzubereiten.

Um zu sehen, welche Anforderungen zu berücksichtigen sind, sollten beteiligte Abteilungen in diesen Prozess von Anfang an einbezogen werden und an der Formulierung dieser Anforderungen aktiv mitwirken. Das hilft das PIM-Programm optimal zu gestalten und den Arbeitsprozess effektiver und zeitsparender für alle Beteiligten zu machen.

Fehler 6. Implementierung ohne professionelle Begleitung

Auch wenn Sie meinen, Sie würden genau wissen, was Sie brauchen und welche Probleme zu lösen sind, sollte man trotzdem besser vor der Auswahl der PIM-Software beraten werden. Große Hoffnungen auf eine Software zu setzen, die später nicht erfüllt werden, ist „hinausgeworfenes Geld”. Eine PIM-Software wird nicht jedes Jahr eingeführt, sondern meistens nur ein Mal in einem Unternehmen. Darum sollte man über das notwendige Know-how verfügen.

Ein PIM-Berater hilft bei der Einführung und beim Change-Management, die richtigen Fragen zu stellen, zufriedenstellende Antworten auf diese zu bekommen und sorgt dafür, dass das Ganze bei der Lösung auch umgesetzt ist, ohne dass die wesentlichen Aufgaben aus dem Blickfeld geraten.

Fehler 7. Aber zackig jetzt!

„Das Projekt soll so schnell wie möglich umgesetzt werden. Denn man hat schon viel Zeit bei der Auswahl des Anbieters verschwendet“ – ist die falsche Einstellung. Erwarten Sie nicht, dass eine PIM-Software über Nacht implementiert wird.

Eine PIM-Lösung sollte die Prozesse rund um Produktdaten optimieren. Um dies zu ermöglichen, sollte man die Ist-Zustände verstehen, den Soll-Zustand definieren und entscheiden, wie ein solcher Soll-Zustand zu erreichen ist. Oft sollten an solchen Besprechungen auch mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen teilnehmen, damit eine effiziente Lösung definiert werden kann. Deshalb ist es besser, in kleinen Schritten vorzugehen und zunächst möglichst alle wesentlichen Anforderungen vollständig aufzunehmen, bevor man anfängt, diese umzusetzen.

Fehler 8. PIM ohne Schulungen

Die Kernprobleme bei der PIM-Einführung beginnen dort, wo Schwierigkeiten bei der Nutzung auftreten. Ungeachtet auf eine intuitive Benutzeroberfläche sollten Mitarbeiter frühzeitig miteinbezogen und geschult werden. Nicht alle „versteckten Funktionen” können sofort gefunden werden – auch bei einer gut durchdachten Benutzeroberfläche.

Um das PIM-System richtig zu nutzen, müssen User noch ausgiebig geschult werden, wie man mit der Software richtig umgeht. Ohne solche Schulungen hat man das Risiko, dass das System gar nicht oder im besten Fall nicht optimal genutzt wird.

Fehler 9. Über zukünftige Probleme und Aufgaben nicht nachdenken

Die Anforderung an Produktinformationen können sich mit der Zeit ändern. Dies kann mit der Erschließung neuer Märkte, Einführung neuer Sprachen oder Erhöhung der Produktanzahl verbunden sein.

Eine PIM-Software sollte also flexibel genug und erweiterungsfähig sein, um solche Änderungen auch nach der Einführung berücksichtigen zu können. Die ausgewählte PIM-Software sollte außerdem gut skalierbar sein. Deswegen muss man sich noch vor der Implementierung über mögliche zukünftige Aufgaben und deren Lösungen Gedanken machen.

Fehler 10. Aktuelle Probleme aus dem Scope lassen

Man sollte vermeiden, gewisse aktuelle Probleme mit Absicht ungelöst zu belassen, sonst kann der gesamte positive Effekt aus der PIM-Einführung zunichtegemacht werden. Die Datenqualitätsprobleme zu verschieben ist keine gute Idee, denn früher oder später müssen diese trotzdem gelöst werden.

Es sollte bereits während der Implementierung sichergestellt werden, dass alle wichtigen produktbezogenen Aufgaben mit PIM erledigt werden. Sonst drohen die Hauptziele bei der Einführung einer PIM-Software – die Erhöhung der Produktdatenqualität und Senkung des manuellen Arbeitsaufwandes – zu scheitern.

Fazit

Alle diese Fehler bei der Einführung einer Produktinformationsmanagement-Software sind vermeidbar! Es ist dafür notwendig schrittweise vorzugehen, um den Projektfokus und den Überblick beizubehalten. Der Gedanke, mit einer PIM-Lösung das Potential Ihrer Produktdaten zu erhöhen, kann zur Realität werden, wenn man die oben erwähnten Probleme erkennt und rechtzeitig vermeidet.

Genau deshalb sollten am besten noch vor der Einführungsphase die Projektziele und Anforderungen für eine PIM-Einführung klar und deutlich definiert werden. Erst wenn die PIM-Einführung zielorientiert und geduldig umgesetzt wird, kann man sich einen großen Konkurrenzvorteil verschaffen.