Was ist PIM und wozu dient es?

Produktinformationsmanagement (PIM) ist eine Business-Software, die erlaubt, die Produktinformationen eines Produzenten, Großhändlers oder eines Online-Händlers zentral, wie in einem Repositorium, zu verwalten. Eine PIM-Software sorgt für die Aufnahme, für die Verarbeitung und Pflege von Produktdaten, sowie für die Bereitstellung dieser Informationen an die Partner und Händler über verschiedene Ausgabekanäle und Medien.

Die wichtigsten Funktionen eines PIM-Systems sind:

• Import und Sammlung der Produktdaten aus unterschiedlichen Quellen
• Verarbeitung der Daten, mit dem primären Ziel, die Datenqualität zu erhöhen
• Export der Informationen über verschiedene Kanäle oder deren Veröffentlichung

Was ist ERP und wozu dient es?

Eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) wird für eine effiziente Planung und Steuerung der produktbezogenen Prozesse in einem Unternehmen eingesetzt. Im Unterschied zu einer WaWi steuert ein ERP-System nicht nur die produktbezogenen Geschäftsprozesse, sondern alle Ressourcen, die in einem Unternehmen vorhanden sind, damit verschiedene Bereiche und Abteilungen effizient zusammenwirken können. Eine ERP-Software bietet wesentlich mehr als eine WaWi an und ist eine zentrale Stelle für alle wichtigen prozessorientierten Daten, die mit dem Funktionieren eines Unternehmens zu tun haben.

Die wichtigsten Funktionen eines ERP-Systems sind:

die Materialwirtschaft, d. h. die Steuerung des Einkaufs und der Lagerhaltung

die Auftragsbearbeitung, d. h. alles, was mit den Verkaufsprozessen zusammenhängt, auch die Lieferung der entsprechenden Güter an die Kunden

die Produktionssteuerung und Planung, das bedeutet, das Fertigungspersonal und die entsprechenden Maschinen optimal einzusetzen

Wie arbeiten diese zusammen?

Wenn wir über die Integration von ERP und PIM sprechen, wird die Frage sehr oft gestellt, wofür brauche ich PIM, wenn ich schon ein ERP benutze?

Ein ERP orientiert sich auf Organisation und Optimierung aller verkaufsbezogenen Geschäftsprozessewie Einkauf, Herstellung, Lagerverwaltung, Auftragsabwicklung und Logistik, nicht aber auf die Produktbeschreibung selbst. Die in einem ERP beinhaltenen Informationen reichen weder nach Umfang noch nach Qualität aus, um die Anforderungen bei der Vermarktung der Produkte zu erfüllen.

Die in einem ERP erfassten Produktdaten können einfach nicht qualitativ gut genug sein – bei einigen Systemen gibt es z.B. keine ausreichenden technischen Möglichkeiten, z.B. Produktmerkmale zu hinterlegen, bei den anderen mangelt es an der Organisation der Zusammenarbeit von allen, die mit der Vorbereitung der qualitativen Produktinformationen zu tun haben. Es kann sein, dass nicht alle Spezialisten (z.B. Marketing-, SEO-Spezialisten, technische Übersetzer, Fotografen etc.), die für die die Vorbereitung der notwendigen Daten zuständig sind, den Zugang zu dem ERP haben oder haben sollen.

PIM-Systeme ermöglichen es, die Informationen über Produkte aus dem ERP-System zu erhalten und diese für Marketing- und Vertriebszwecke anzureichern. Dies wird möglich durch die Integration von beiden Systemen via Schnittstelle. Ein ERP-System sorgt also für quantitative (Sortiment, Lagerbestände) und ein PIM-System für qualitative Angaben. Diese angereicherten Produktinformationen können dann in einem Onlineshop oder in einem Produktkatalog und über viele andere Kanäle veröffentlicht werden.

Ein PIM würde Ihnen erlauben, Produktfotos in der bestmöglichen oder notwendigen Qualität zu liefern, bei einem ERP kann die Qualität der Bilder mangelhaft sein, weil eine Bildbearbeitung z.B. gar nicht möglich ist. Ein PIM-System kann ein ERP in keinem Fall ersetzen, ist aber eine essentielle Erweiterung, wenn Sie mehr qualitative Informationen über Ihre Produkte als nur den Produktnamen und Paar-Sätze-Produktbeschreibungen an die Abnehmer liefern wollen. Ein PIM schafft auch mehr Spielraum und ermöglicht Ihnen, Produkteinführungen besser zu planen und schneller durchzuführen.

Es macht keinen Sinn, die noch nicht verkaufsbereiten Produkte in ein ERP-System einzutragen, diese können aber in einem PIM-System aufgearbeitet sein, übersetzt und auf einem entsprechenden qualitativen Niveau zur Verfügung stehen. Es ist sinnvoller, den Produktlebenszyklus im PIM zu starten. Die gesamten Produktneueinführungen können zunächst im PIM erfasst werden, bis ein Produkt verkaufsbereit ist und somit auch in Ihrem ERP-System erfasst werden sollte.

Fazit

Es gibt unterschiedliche PIM- und ERP-Lösungen auf dem Markt. Und es gibt Unterschiede in der Art und Weise, wie diese miteinander verbunden werden können. Einige PIM-Systeme ermöglichen den Datenaustausch nur von ERP nach PIM. Die anderen ermöglichen den Datenaustausch in beide Richtungen. Die Integration kann über den Austausch von Dateien erfolgen. Die bessere Art, einen fehlerfreien Datenaustausch sicherzustellen, wäre die API-Schnittstelle eines der Systeme zu nutzen. So kann man beliebige Integrations-Szenarien umsetzen, egal welche Besonderheiten Sie haben.

Während sich ein ERP auf Geschäftsabläufe mit Produkten konzentriert und diese verwaltet, steht das Produkt selbst im Fokus eines PIM-Systems, denn ein PIM arbeitet nicht mit Produkten, sondern an Produkten.

Der Einsatz von beiden Systemen - der ERP- und PIM-Systeme - bringt viele Vorteile mit sich, vorausgesetzt, dass diese für einen automatischen Datenaustausch miteinander verbunden sind.

Durch eine reibungslose Integration Ihres PIM-Systems mit allen notwendigen Vertriebskanälen, unter anderem Ihrer Website, einem Partnerportal oder Ihrem Onlineshop, wird die Konsistenz und die Transparenz der Daten in Bezug auf die gesamte produktbezogene Kommunikation mit Ihren Kunden sichergestellt. Produktinformationsmanagement-System sorgt dafür, dass Produkte bestellt werden, und zwar richtige Produkte, ein ERP dafür, dass die Bestellungen schnell und unkompliziert abgewickelt werden.

Die beiden Systeme ergänzen sich gegenseitig, denn sie erfüllen trotz einiger Überschneidungen verschiedene Ziele. Der Einsatz eines PIM-Systems in Ergänzung zu einem ERP hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen und zugleich qualitativ bessere Produktinformationen an die Partner und Händler zu liefern.