Tegenwoordig kan elk bedrijf dat zijn productinformatie effectief wil beheren bijna niet meer zonder het gebruik van een PIM-systeem (Product Information Management System). Maar de keuze voor PIM software is niet eenvoudig - er zijn veel PIM systemen op de markt, elk met zijn sterke en zwakke punten. Soms kan de beslissing om een PIM oplossing te kiezen niet worden genomen door een toekomstige gebruiker, vanwege een gebrek aan technische kennis of expertise. In dat geval kunnen PIM consultants worden ingeschakeld.

In dit artikel leg ik uit wanneer en waarvoor het zinvol is om een PIM-consultant in te schakelen en vergelijk ik alle toonaangevende PIM-consultants op verschillende criteria.

PIM consulting: waarom heb je het nodig?

PIM consultant

Er zijn wereldwijd bijna 100 PIM softwaresystemen en de concurrentie neemt alleen maar toe met AtroPIM, Perfion, inRiver, OpusCapita (jCatalog), MeDaPro, Akeneo en Pimcore als enkele van de topoplossingen voor het MKB. Zelfs een handvol is al moeilijk om uit te kiezen, dus wat zou je doen met honderd?

Naast de ruime keuze is er nog iets om rekening mee te houden: de prijs. Sommige PIM-oplossingen kunnen behoorlijk duur zijn, of het nu gaat om een eenmalige betaling of een abonnement. Open source oplossingen (bijv. AtroPIM, Akeneo, Pimcore) zijn lager geprijsd. De prijs kan ook afhangen van de set functies die je nodig hebt, dus het bepalen van je technische behoeften is nog iets om rekening mee te houden.

Dat brengt ons bij het volgende punt - je hebt een kwalitatieve beoordeling nodig van je bedrijfsbehoeften, en dat is zeker een taak voor iemand met technische expertise. Stel je voor dat je geen technische partner hebt, of dat je wel een technische partner hebt maar dat deze niet genoeg ervaring heeft met het implementeren van software voor productinformatiebeheer in de processen van een bedrijf.

Hoe kun je een van de oplossingen zo effectief mogelijk toepassen als je niet voldoende kennis hebt van hoe deze systemen werken? Dat is waar PIM consulting om de hoek komt kijken.

Welke problemen kunnen er zijn?

Een potentiële gebruiker kan met veel problemen te maken krijgen en PIM consulting kan daarbij helpen:

• Als je beperkte gegevens hebt over de PIM software die beschikbaar is op de markt
• Als je niet genoeg tijd hebt om een PIM systeem te kiezen
• Als je niet weet hoe PIM software zou moeten werken of hoe je de meest efficiënte resultaten kunt halen uit de implementatie ervan
• Als je een beperkt begrip hebt van welke technische functies het PIM systeem moet hebben op basis van je bedrijfsbehoeften
• Als je geen personeel hebt dat gekwalificeerd is om PIM software te selecteren en te implementeren in jouw bedrijf
• Als je niet precies weet hoe het automatiseren van productinformatiebeheer je kan helpen

Als je een van deze problemen hebt, kan het inschakelen van een PIM consultant de beste oplossing voor je zijn.

De rol van PIM-consultants in het implementatieproces

De implementatie van een PIM software verloopt in verschillende projectfasen, die grofweg als volgt kunnen worden onderverdeeld:

1. PIM evaluatie
2. Het ontwerp van de gewenste PIM oplossing
3. Projectimplementatie
4. Ondersteuning achteraf

1e projectfase: PIM-software kiezen

Dit is de belangrijkste fase en een cruciale taak voor een PIM-consultant. Veel dienstverleners zijn alleen gespecialiseerd in het helpen kiezen van een systeem dat aan uw behoeften voldoet.

In de eerste projectfase kunnen PIM-consultants de volgende diensten - leveren

• U voorzien van licht verteerbare informatie over PIM-systemen in het algemeen, zoals hun soorten en functies.
• Het uitvoeren van een bedrijfsanalyse om de basisvereisten te identificeren
• Samen met de gebruiker een eisencatalogus maken
• Het maken van een shortlist van PIM programma's op basis van de ontvangen informatie.
• Helpen bij het leren kennen van de leveranciers op de shortlist en bij de uiteindelijke keuze van PIM software

2e projectfase: Concept

Een PIM softwareleverancier of zijn Solution Partner leidt meestal de implementatie, maar jij wordt actief betrokken bij dit proces, vooral tijdens de conceptfase. Ondertussen kan een PIM consultant een oogje in het zeil houden of optreden als externe projectmanager. Zij brengen de nodige expertise in.

In deze fase van het project is het van cruciaal belang dat het geselecteerde PIM systeem goed kan worden aangepast aan de technische vereisten van het bedrijf. Er moet rekening worden gehouden met alle bedrijfsprocessen die te maken hebben met de voorbereiding van productinformatie en de afdelingen die de software gaan gebruiken moeten ook bij het proces worden betrokken.

PIM consulting kan u een alternatieve deskundige mening geven over alle dringende kwesties. Met twee deskundige meningen - een van de implementerende dienstverlener en een andere van uw eigen PIM consultant - kunt u een beter onderbouwde beslissing nemen.

Zoek in de conceptfase naar de volgende diensten van de PIM-consultant:

• Adviseren over de implementatie van gegevensstandaarden en wettelijke vereisten
• Bijstaan in speciale gevallen, bijvoorbeeld als u twijfelt over welke beslissing u moet nemen, kunt u om verder advies vragen.
• Optreden als tussenpersoon tussen u en de leverancier van het PIM-systeem
• De rol van projectmanager op zich nemen

3e projectfase: Projectimplementatie

Als u de software hebt gekozen en klaar bent om deze te implementeren, is een PIM-consultant uw rechterhand:

• Het overnemen van de projectmanagementtaken (bijvoorbeeld als product owner) om het project van begin tot eind te leiden.
• Het bieden van adviserende ondersteuning

4e projectfase: Latere ondersteuning

PIM implementatie stopt niet bij het installeren en configureren/aanpassen van de software. Nadat uw systeem is ingesteld, kan een PIM consultant nuttige diensten leveren, zoals:

• Het leiden van het inwerkproces - training, seminars en workshops voor werknemers over het efficiënte gebruik van PIM software - om het implementatieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen voor degenen die het gebruiken.
• Het uitvoeren van plausibiliteitscontroles en evaluaties van hoe goed de gestelde doelen worden bereikt door projectimplementatie.
• Analyseren van de gebruikskwaliteit en voorstellen van effectievere manieren om met uw PIM software om te gaan
• Helpen met verandermanagement - beslissen hoe de huidige oplossing verder kan worden aangepast om nieuwe bedrijfsvereisten te beheren

Conclusie

• De toename in PIM softwareopties vereist specialistische kennis voor de selectie, waardoor PIM adviesdiensten van onschatbare waarde zijn, vooral wanneer eindgebruikers niet over technische expertise beschikken.

• Potentiële gebruikers kunnen te maken krijgen met uitdagingen zoals beperkte kennis van PIM software, tijdsdruk en een gebrek aan technisch inzicht. PIM consultants bieden oplossingen voor deze problemen.

• De implementatie van een PIM systeem bestaat uit verschillende fasen, waarbij PIM consultants een belangrijke bijdrage leveren aan de keuze van PIM software, adviserende ondersteuning bieden en zorgen voor een soepel implementatieproces.

• PIM consultants blijven ook na de implementatie waarde toevoegen door het leiden van inwerkprocessen, het uitvoeren van evaluaties, het analyseren van de gebruikskwaliteit en het assisteren bij verandermanagement.

De keuze van de juiste PIM software voor je bedrijf is een stuk eenvoudiger als je de deskundige mening van een PIM consultant gebruikt. Maar dat gaat gepaard met de keuze van een adviesbureau. Bij het kiezen van een adviesbureau moet je rekening houden met de branche-ervaring, het serviceportfolio en de neutraliteit van een dienstverlener. Iedereen moet alle voor- en nadelen zorgvuldig voor zichzelf afwegen.

Neem een PIM-adviesbureau in de arm zodra je besluit om de voordelen van het integreren van een PIM-systeem in je bedrijf te onderzoeken. Door al in een vroeg stadium een expert in te schakelen, ben je verzekerd van een soepeler implementatieproces en efficiëntere resultaten op de lange termijn.