Bedrijven in de productie, detailhandel en groothandel hebben vaak te maken met onvolledige informatie, duplicaten en fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer en gedecentraliseerde gegevensopslag bij het omgaan met allerlei bedrijfsgerelateerde informatie.

Deze chaos is vooral problematisch voor bedrijven met een groot aantal SKU's. Gelukkig zorgen moderne softwareoplossingen voor systematisering en consistentie.

Systemen als Product Information Management (PIM) en Master Data Management (MDM) zijn speciaal ontworpen om datamanagementproblemen aan te pakken waar bedrijven mee te maken hebben, waarbij gegevens worden samengevoegd en gecentraliseerd om de efficiëntie en betrouwbaarheid van het management te verbeteren. Toch verschillen de kerndoelen van beide systemen en hun zakelijke gebruiksscenario's. Daarom is dit artikel bedoeld om een onderscheid te maken tussen de twee en de beste MDM en PIM datamanagementstrategieën te schetsen.

Wat is een PIM-systeem?

Zoals de naam al doet vermoeden, richt Product Information Management (PIM) systeem zich voornamelijk op het beheer van alle productgerelateerde gegevens en dient het als een gecentraliseerde opslagplaats waarin alle productgegevens, zoals productbeschrijvingen, afbeeldingen en eigenschappen, worden opgeslagen en gestandaardiseerd in één database. PIM-systemen stellen bedrijven in staat om grote hoeveelheden gegevens efficiënt te beheren, ondersteunen naadloze integraties met andere systemen zoals online marktplaatsen, e-commerce platforms en ERP's, en zorgen voor een algemeen productinformatiebeheer van hoge kwaliteit.

Gebruik van MDM voor PIM-doeleinden

Terwijl PIM-systemen zich richten op het beheren van productspecifieke informatie, beheren MDM-systemen (Master Data Management) een breder scala aan gegevens binnen de hele organisatie, waaronder productgegevens. Eenvoudig gezegd, MDM consolideert alle organisatiegegevens in één enkele bron. Klinkt aantrekkelijk, nietwaar? Een systeem hebben dat alle informatie die je nodig hebt consolideert in één enkele bron, terwijl het ook effectief je productgegevens beheert. Er zit echter een addertje onder het gras...

PIM- en MDM-gegevensdomeinen vergelijken

PIM- en MDM-systemen zijn beide gericht op het centraliseren en standaardiseren van gegevens, maar ze dienen verschillende doelen.

PIM-systemen richten zich op productgegevens en bieden specifieke functies voor het beheren van productkenmerken, varianten en kanaalspecifieke informatie. MDM-systemen daarentegen beheren een breder scala aan gegevens, waaronder informatie over klanten, leveranciers en medewerkers, en zorgen voor algehele consistentie en kwaliteit van gegevens binnen de organisatie.

Reikwijdte en toepassing

In het bredere landschap van gegevensbeheer zijn PIM-systemen cruciaal voor het beheren van productgerelateerde informatie en ze zijn een must geworden voor fabrikanten, groothandelaren en retailers. MDM-systemen zijn meer geschikt voor grote organisaties die verschillende soorten stamgegevens over verschillende afdelingen en systemen moeten beheren.

Gebruikscases voor gegevensbeheer

PIM-systemen zijn ideaal voor bedrijven die zich voornamelijk bezighouden met het beheren van productgegevens die de nauwkeurigheid, actualiteit en beschikbaarheid ervan via verschillende verkoopkanalen moeten garanderen.

MDM-systemen zijn beter geschikt voor organisaties met complexe behoeften op het gebied van gegevensbeheer, die de integratie en synchronisatie van verschillende soorten gegevens vereisen, zoals informatie over klanten en leveranciers, in meerdere systemen.

Integratiemogelijkheden

Zowel PIM- als MDM-systemen integreren met andere bedrijfssystemen zoals ERP en CRM. PIM-systemen blinken uit in het synchroniseren van productgegevens over alle kanalen en systemen en het creëren van een eenduidige bron van waarheid voor productinformatie. PIM-systemen zijn ook vaak geïntegreerd met online marktplaatsen en e-commerce platforms, waardoor zowel de export als de import van gegevens mogelijk wordt. Dit vergroot hun vermogen om productgegevens efficiënt te beheren en te distribueren via verschillende kanalen.

MDM-systemen richten zich daarentegen op het integreren van een breder spectrum aan gegevens in verschillende domeinen binnen een organisatie. Ze zorgen voor uitgebreide gegevensconsistentie en -kwaliteit, die verder gaat dan productinformatie en ook klantgegevens, financiële gegevens en meer omvat.

Schaalbaarheid en flexibiliteit

Zowel PIM- als MDM-systemen zijn schaalbaar en flexibel, kunnen meegroeien met de organisatie en zich aanpassen aan veranderende behoeften op het gebied van gegevensbeheer. PIM-systemen kunnen steeds grotere hoeveelheden productgegevens en complexere gegevensstructuren aan, terwijl MDM-systemen een groeiend aantal gegevenstypen en -bronnen kunnen beheren.

De juiste keuze maken

Of uw organisatie MDM of PIM nodig heeft voor efficiënt gegevensbeheer hangt af van factoren zoals de omvang van het gegevensbeheer, specifieke gegevensuitdagingen, integratievereisten en de omvang van de organisatie.**

Organisaties die zich primair richten op het verbeteren van het beheer van productgegevens, het optimaliseren van verkoopkanalen en het verbeteren van de klantervaring geven meestal de voorkeur aan PIM. Als uw organisatie gecentraliseerd, consistent masterdatamanagement nodig heeft voor verschillende bedrijfsonderdelen en systemen, kies dan voor MDM.

Waarom PIM gebruiken voor gegevensbeheer

Fragmentatie en inconsistentie van gegevens

Bedrijven hebben vaak problemen met verspreide productgegevens die in verschillende systemen zijn opgeslagen. Dit leidt tot inconsistenties en onnauwkeurigheden in productinformatie.

Aangezien de implementatie van een PIM-systeem productgegevens centraliseert in een enkele opslagplaats, blijven met PIM alle productgerelateerde gegevens consistent en gestandaardiseerd over alle kanalen. De wijzigingen die op de ene plaats worden aangebracht, worden automatisch gesynchroniseerd in meerdere andere systemen, waardoor een enorme hoeveelheid handmatig bijwerken niet meer nodig is.

Handmatige gegevensinvoer en duplicatie

Handmatige gegevensinvoer is tijdrovend en veroorzaakt vaak fouten, wat resulteert in dubbele invoer en onvolledige productbeschrijvingen. PIM-oplossingen automatiseren de gegevensinvoer en bieden tools voor bulkbewerking en gegevensverrijking.

Tijdsdruk op de markt

Bedrijven worstelen met vertragingen bij het bijwerken van productinformatie en het lanceren van nieuwe producten als gevolg van inefficiënte gegevensbeheerprocessen.

PIM-systemen verbeteren de time-to-market door snelle updates en lanceringen. Met het Product Information Management systeem kunnen producten snel en efficiënt centraal worden bijgewerkt via meerdere kanalen, waardoor de meest recente informatie snel bij de klant is. Deze flexibiliteit in gegevensbeheer helpt bedrijven concurrerend te blijven en te reageren op vragen uit de markt.

Belangrijkste opmerkingen

Kortom, zowel PIM- als MDM-oplossingen centraliseren gegevens, maar de doelen die deze systemen dienen verschillen. PIM-software is het meest geschikt voor het bijhouden van productspecifieke gegevens. Dus als je bedrijf accurate en consistente productinformatie nodig heeft voor meer dan één verkoopkanaal, als je worstelt met een enorm aantal SKU's en werkt met honderdduizenden producten, dan is PIM de juiste keuze. MDM daarentegen beheert een breder scala aan gegevens binnen een bedrijf en zorgt ervoor dat klant-, leveranciers- en financiële gegevens consistent zijn.

Kies voor PIM als het optimaliseren van productgegevens je hoofddoel is. Als je een verscheidenheid aan gegevenstypes op verschillende platformen moet verwerken, kies dan MDM. PIM voorkomt handmatige fouten en versnelt de time-to-market door uniforme productinformatie te leveren op alle platformen.