Was ist ein PIM?

Ein PIM-System (Abkürzung von “Produktinformationsmanagement System”) ist eine Software zur Abspeicherung und zentralisierten Verwaltung von diversen Produktinformationen. Dabei entsprechen die Produktdaten den festgelegten Standards und Formaten; diese Daten sind einheitlich, detailliert und vollständig.

Wie funktioniert ein PIM-System?

PIM-Systeme funktionieren wie im Folgenden beschrieben:

1. Ein PIM ist eine einheitliche Produktdatenbank, die mit Daten aus verschiedenen Quellen (ERP, Excel, PLM usw.) mit Produktinformationen befüllt wird. Die Produktinformationen können von verschiedenen Mitarbeitern eingegeben werden, die mit den Produkten in allen Phasen ihres Lebenszyklus zu tun haben.
2. Die gesammelten Informationen werden automatisch oder manuell strukturiert, in Kategorien aufgeteilt, verbessert und vervollständigt, in verschiedene Sprachen übersetzt und mit entsprechenden Materialien in Beziehung gebracht.
3. Nach der Erstellung von qualitativen Produktinformationen werden diese für die weitere Nutzung über verschiedene Vertriebskanäle veröffentlicht: Printkataloge, Marktplätze (Amazon, Ebay etc.), Onlineshops, mobile Anwendungen usw.

Die Hauptaufgabe eines PIM-System ist also nicht die Arbeit mit den Produkten selbst, sondern die Arbeit an den Produktinformationen. Dadurch wird eine PIM Software zu einer guten Unterstützung während des gesamten Produktlenbeszyklus.

PIM vs. PLM-System

Es gibt eine Product Life Cycle Management-Software (PLM), die für die Prozesse verwendet wird, die während der Produktentwicklung entstehen. PLM-Systeme sind jedoch nicht für die Vermarktung vorgesehen.

Ein PLM System erlaubt

• das Erstellen und das Verwalten von Produktanforderungen,
• die Analyse von Produktportfolios,
• das Verwalten von Produktentwicklungsprojekten und technischen Änderungen,
• die Organisation der Zusammenarbeit bei Produktdesign usw.

Ein PIM erlaubt

• Produktinformationen zu sammeln und zu konsolidieren,
• diese zu strukturieren und zu erweitern,
• Produktdaten im Web zu veröffentlichen und zu drucken,
• Daten zu sammeln.

Ein PLM-System ist für die Konstruktions- und Produktionsprozesse sowie für die Bereitstellung von Informationen für die ausgelagerte Fertigung und für Lieferkettenpartner erforderlich. PIM wird eine Quelle für Produktinformationen für Händler, Großhändler und Kunden während aller Phasen des Produktlebenszyklus sein. Diese beiden Systeme funktionieren am besten in Kombination.

6 Phasen des Produktlebenszyklus

PIM und Konzepterstellung

Schon in der Phase der Erstellung des Produktkonzeptes ist es empfehlenswert, darüber nachzudenken, welche Produktinformationen wichtig sein können und welche technischen Daten dieses Produkt beschreiben sollen. Welche Vorteile wird dieses Produkt haben und wodurch wird es sich von anderen Produkten unterscheiden? Es ist auch zu empfehlen, die Arbeit an den Produktbeschreibungen schon frühzeitig zu beginnen. Das erlaubt, viel Zeit zu sparen, weil das Produkt zu einer Markteinführung frühzeitig vorbereitet wird. Die Erstellung von hochqualitativen Marketing-Texten ist sehr zeitaufwändig und kann dank einer PIM-Lösung schneller vorbereitet werden.

PIM und Produktentwicklung

Während der Phase der Produktentwicklung muss man auch parallel an qualitativen Produktbeschreibungen arbeiten, um keine Zeit dafür aufzuwenden, wenn das Produkt schon zur Einführung auf den Markt bereit ist. Schnelle Entwicklung und Markteinführung von neuen Produkten (NPI – New Product Introduction) sichern einen großen Wettbewerbsvorteil für die Hersteller. Und genau hier kann ein PIM behilflich sein. Ein PIM-System ermöglicht es, nicht nur die Arbeit an den Produktbeschreibungen frühzeitig zu beginnen, sondern auch Zeit bei der Vorbereitung der qualitativen Produktbeschreibungen und ihrer Übersetzungen zu sparen und die vorbereiteten Informationen schnell auf verschiedenen Kanälen zu veröffentlichen. In einem PIM werden alle Ihre Produktdaten, die für die Einführung der Produkte notwendig sind, zentral gespeichert. Außerdem können alle wichtigen Informationen, die während der Produktentwicklung erstellt wurden, wie z.B. Zeichnungen, 3D-Modelle, Fotos von Prototypen usw. in einem PIM-System wie in einem Repositorium gespeichert werden.

PIM und Markteinführung

Während der Markteinführung des Produkts soll die Vermarktung gleichzeitig über alle möglichen Kanäle erfolgen – Printkataloge, Großhändler, Portale, Onlineshops (eigene und Onlineshops der Partner), Websites, Webanwendungen usw. Ein PIM-System hilft dabei nicht nur, die vereinheitlichten Informationen durch die nötigen Kanäle zu verbreiten. Es ermöglicht auch, die Anzahl dieser Kanäle ohne Steigerung ihrer Erhaltungskosten zu erhöhen. Wenn man die Verkaufskanäle an ein PIM-System anbindet, kann die Synchronisierung und Aktualisierung der Produktdaten ohne großen Zeitaufwand erfolgen. Dadurch wird auch die Fehlerkorrektur weniger Zeit in Anspruch nehmen als ohne eine PIM-Lösung.

PIM und Wachstumsphase

Die Praxis zeigt, dass große Unternehmen, die ein PIM-System eingeführt haben, den Umsatz um 25 Prozent jährlich gesteigert haben. Dies liegt daran, dass man neue Vertriebskanäle an ein PIM-System leicht anschließen kann. Mit einem PIM können die Hersteller, die ein PIM-System nutzen, vollständigere und genauere Produktinformationen erstellen, als diejenigen, die kein PIM nutzen, denn die Informationen können mehrfach aktualisiert und ergänzt werden, um die Produktweiterentwicklung abzubilden, und zwar nur an einer Stelle. Der Kunde wird ein Produkt mit ausführlicher und qualitativer Beschreibung mit größerer Wahrscheinlichkeit kaufen.

PIM und Reifephase

Vollständigkeit, Nutzbarkeit, Genauigkeit und Rechtzeitigkeit der Bereitstellung von Informationen über Produkte, Aktionsangebote, Rabatte und Bonusprogramme vergrößern das Vertrauen des Verbrauchers, wodurch auch seine Loyalität zunimmt. Gerade in dieser Phase ist die Qualität der Produktbeschreibungen das Entscheidungskriterium für den Kauf. Im wettbewerbsintensiven Umfeld wird dieses Kriterium besonders wichtig.

PIM und Degenerationsphase

Als Beispiel kann man Procter & Gamble und Walmart betrachten. Denn nachdem in diesen Unternehmen die PIM Software eingeführt wurde, dokumentierte sie, dass es in den Katalogen dieser Unternehmen 3,7 Prozent und 2,5 Prozent veraltete Produkte gegeben hat (die in den Katalogen erschienen, jedoch nicht gekauft wurden). Mit einem PIM-System kann das Unternehmen sein Sortiment aktuell halten und Produktkataloge pflegen, außerdem können große Menge der gesammelten Produktinformationen für folgende Tätigkeiten genutzt werden:

• die Suche nach Verbrauchermustern;
• die Steigerung der Effektivität aller Verkaufsaspekte;
• die Generierung von Ideen für den Markteintritt mit einem neuen Produkt.

Fazit

Das Konzept des Produktlebenszyklus ist ein Prognosemodell, das Marketern hilft, die optimale Strategie des Marktverhaltens zu erarbeiten, um den maximalen Gewinn zu erhalten und zu verstehen, wann man das alte Produkt aus dem Verkauf ziehen und das neue einführen muss. PIM-Systeme sind auf die Automatisierung der Arbeit mit Informationen ausgerichtet, was erlaubt, Ihre Mitarbeiter von der Routinearbeit zu entlasten und die Anzahl der Fehler zu reduzieren. Die Nutzung einer PIM-Software hilft Unternehmen, nicht nur die Kosten für Arbeitskräfte einzusparen, sondern auch den Umsatz durch bessere Qualität von Produktinformationen und ihre rechtzeitige Veröffentlichung an die Zielgruppe zu erhöhen.