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Produktdatenpflege kann richtig viel Zeit in Anspruch nehmen, denn Sie müssen Produktbilder hochladen, Beschreibungen erstellen, Produkte zu einer Kategorie zuordnen und und und... Wenn Sie es richtig gut machen wollen, wird es noch mehr Zeit kosten.
In diesem Artikel erklären wir, wie man diesen Job meistern kann.
Produktdatenquellen bestimmen
Oft hat man keine Wahl bei der Auswahl der Produktquellen, dann ist die Aufgabe einfach und man verarbeitet nur die Daten, die einem zur Verfügung gestellt worden sind.
Wenn Sie aber doch eine Auswahl haben, können Sie die Inputdaten wie folgt strukturieren:
- digital und strukturiert – z.B. in Form von Excel oder CSV-Dateien
- digital unstrukturiert – z.B. über Zugang zu irgendeinem Onlinekatalog
- in Papierform – z.B. aus Druckkatalogen
Digitale strukturierte Daten sind immer vorzuziehen, denn diese lassen sich am schnellsten verarbeiten, vorausgesetzt hat man Erfahrung mit Excel.
Falls es keine Datenquelle gibt, die die Daten in bester Qualität liefern kann, bleibt einem nichts anderes übrig, als zu kombinieren.
Immer mehr Hersteller sorgen inzwischen selbst dafür, dass ihre Händler die Produktinformationen in einer brauchbaren digitalen Form erhalten. Die Strukturierung und allgemeine Qualität sind oft aber ziemlich mangelhaft. So kann die Vorbereitung von qualitativen Produktinformationen zu einer echten Herausforderung werden.
Produktdaten manuell einpflegen
Setzen Sie eigene Content Manager ein
Es ist üblich, dass Groß- und Einzelhändler Content Manager und evtl. Mediengestalter / Web-Designer einstellen, die den ganzen Tag nichts anderes tun, als Produktdaten einzupflegen bzw. schöne Produktbilder vorzubereiten, denn heutzutage kann man sich von der Konkurrenz nur durch eines abheben – die Qualität der eigenen Produktinformationen.
Finden Sie einen Freelancer
Eine andere Alternative wäre einen oder einige Freelancer zu finden, die die Produktdaten im Rahmen Ihres Budgets einpflegen können. Ganz wichtig dabei wäre eine ordentliche Aufgabenstellung, vor allem wenn es sich bei den Freelancern um eher gering qualifiziertes Personal handelt, das keine oder wenig Erfahrung mit der Erstellung von Produktbeschreibungen hat. Diese Alternative wäre vor allem empfehlenswert, wenn die Produktdatenpflege nur ab zu notwendig ist, und eine Vollzeitbeschäftigung für diesen Job nicht denkbar wäre. Das größte Risiko bei dieser Alternative ist die Qualität der Produktdaten, denn oft kann man nicht im Voraus bestimmen, wie gut die erstellten Produktbeschreibungen sein werden. Am besten sollte man mit jedem Freelancer eine Testperiode vereinbaren, damit beide Parteien erste Erfahrungen miteinander sammeln können, um die Entscheidung für eine längere Zusammenarbeit treffen zu können.
Nutzen Sie einen externen Service
Man kann die Produktdatenpflege an einen Dienstleister outsourcen. Zum Beispiel:
Dank menschlicher Arbeit und moderner Technologien können auch umfangreiche Produktinformationen in kürzerer Zeit bearbeitet werden. Im Vergleich zu Freelancern befassen Dienstleister sich professionell mit der Produktdatenpflege und können individuelle Anforderungen erfüllen und viel schnellere Ergebnisse liefern. Dadurch ist die Fehlerquote niedriger, aber die Kosten höher.
Produktdatenpflege automatisieren
Der beste und schnellste (dafür aber der herausforderndste) Weg die Produktdaten einzupflegen ist, diese einfach zu importieren. Dafür stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung. In vielen Fällen wird aber dafür der Einsatz von Programmierern oder Datenbankspezialisten notwendig sein.
Import der CSV- und Excel-Dateien
Für die Übertragung von Produktinformationen werden CSV- und Excel-Dateien am häufigsten genutzt. Diese beiden Arten der Dateien können einfach und bequem in Excel bearbeitet / vorbereitet werden. Viele Systeme haben bereits im Standard die Möglichkeit, CSV- oder Excel-Dateien zu importieren.
Import der Daten aus anderen Datenbankformaten
Möglich ist auch der Import der Produktdaten aus Datenbankformaten, egal ob es Access, db2, FoxPro oder eine andere Datenbank ist. Dieser Prozess ist komplizierter und setzt ein spezielles Fachwissen voraus. Im schlimmsten Fall kann der Import der Daten aus einer Datenbank nur durch einen Programmierer gemacht werden.
Import der Daten mittels Webservice/API
Dies ist ohne Zweifel die professionellste und die modernste Art, Daten zwischen zwei verschiedenen Systemen auszutauschen. Bei dieser Art werden die Daten entweder in XML- oder in JSON-Format übertragen.
Import der Daten von HTML-Seiten
Einige Produktkataloge werden im HTML-Format erfasst, damit der Kunde bequem den Katalog durchblättern kann. Solche Produktkataloge sehen schön aus, sind aber als Datenquelle nicht besonders geeignet. Wenn der Datenanbieter keine andere Schnittstelle bietet, können auch alle notwendigen Produktdaten direkt aus HTML-Seiten extrahiert werden (dieser Prozess heißt Parsing), vorausgesetzt der Anbieter hat nichts dagegen, wenn Sie die Daten von seiner Website parsen.
PIM-System nutzen
Eine weitere Möglichkeit zur Optimierung der Produktdatenpflege bietet der Einsatz von spezieller Software, die dafür erfunden wurde – PIM-Systeme. Es bietet nicht nur die Möglichkeit, die Daten aus verschiedenen Quellen (Excel, ERP, PLM u.a.) zu importieren, sondern auch viele zusätzliche Funktionen in Bezug auf die Erhöhung der Produktdatenqualität, was Shopsysteme und ERP/Wawi-Systeme nicht haben. Bilder, Katalogerstellung, Kategorisierung und vieles mehr kann mit Hilfe einer PIM-Lösung verwaltet werden. Außerdem kann die Multichannel-Strategie damit leichter umgesetzt werden, denn alle Daten können medienneutral und kanalspezifisch gespeichert werden.
Dank dem Einsatz einer PIM-Software ist es auch möglich, die Produktdaten vollautomatisch über bestimmte Zeitabstände zu importieren/aktualisieren.
Schlussfolgerung
Produktdatenpflege ist ein aufwendiger Prozess, der inzwischen immer mehr automatisiert werden kann. Heutzutage sind fast alle Produktdaten digital verfügbar und können somit mit wenig manuellem Aufwand strukturiert, verarbeitet und passend für Ihre Zwecke vorbereitet werden. Es kommt immer noch vor, dass die Lieferanten und Hersteller die Daten in einer nicht ausreichenden Qualität liefern. Dadurch ist manuelle Arbeit immer noch notwendig, um die Produktdatendaten eigenen Anforderungen anzupassen.
Immer mehr an Bedeutung gewinnt die PIM-Software, vor allem moderne webbasierte Open- Source-PIM-Systeme wie AtroPIM, Akeneo oder Pimcore. PIM-Systeme ermöglichen es, einen weiteren Schritt bei der Produktdatenpflege, nämlich Produktinformationen für Ihre Vertriebskanäle vorzubereiten und diese dort zu publizieren. Auch die Produktdatenqualität wird dank dem Einsatz von PIM-Lösungen erheblich steigen.
Die Nutzung von IT-Technologien kann Ihnen einen unschlagbaren Wettbewerbsvorteil verschaffen, verpassen Sie Ihre Gelegenheit, sich bei der Qualität der Produktinformationen von Wettbewerb abzuheben, nicht.
