Die Unternehmenssoftware im Vergleich

Heutzutage nimmt die Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in jedem Unternehmen zu. Das Datenmanagement wird komplizierter. Es gibt zahlreiche Systeme, die die Verwaltung und Pflege von Produkten und Produktinformationen erheblich vereinfachen. Sie erhöhen die Effizienz, die Datenqualität und schaffen neue Verkaufschancen.

Durch zahlreiche Abkürzungen, die verwendet werden, wie CRM, ERP, WaWi, CMS und PIM wird es noch verwirrender. Was bedeuten alle diese Abkürzungen bei der Unternehmenssoftware? Wie spielen diese Lösungen zusammen und wie können Sie diese richtig nutzen, um alle Bereiche Ihres Geschäfts effizient zu integrieren?

Werfen wir einen Blick darauf, was diese verschiedenen Begriffe für einen Hersteller, Lieferanten oder Händler bedeuten können, welche Aufgaben die genannten Systeme erfüllen und ob diese zusammen mit einem Produktinformationsmanagementsystem (PIM) eingesetzt werden können/sollen oder doch nicht.

Was ist PIM?

Produktinformationsmanagement (PIM) ist eine Tätigkeit, gerichtet auf Vorbereitung und Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Kanälen und Ausgabemedien. Ziel ist es, ein einheitliches und qualitatives Bild über eigene Produkte sicherzustellen. Ein PIM-System erlaubt, diese Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, indem die notwendigen Instrumente und Tools bereitgestellt werden. Ein PIM-System bietet eine zentralisierte Plattform, um Daten über Produkte und Dienstleistungen eines Herstellers oder Händlers kosteneffizient zu verwalten.

Der größte Unterschied zwischen einer PIM und der thematisch ähnlichen Katalogverwaltungssoftware besteht darin, dass PIM-Systeme umfassender sind und über die Datenanreicherung hinausgehen. PIM sammelt Daten aus mehreren Datenquellen und Formaten und kombiniert sie zu einer einzigen Quelle von Stammdaten. Es kann Probleme mit Produktdaten identifizieren und hilft, diese zu verbessern. Außerdem leitet PIM Daten an alle gewünschten Vertriebskanäle weiter. Ein modernes PIM-System lässt sich an die Kundenanforderungen anpassen und nicht umgekehrt, damit Sie einen qualitativ hochwertigen digitalen Produktkatalog bekommen.

Mit Hilfe von PIM werden alle Produktdaten zentralisiert und für den Einsatz über verschiedene Kanäle und Medien vorbereitet.

Ein PIM-System bietet viele Vorteile für Anwender an, unter anderem:

• Die Kosten für die Vorbereitung der Produktbeschreibungen werden gesenkt.
• Die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen kann einfacher und schneller organisiert werden.
• Die Qualität der Produktinformationen wird erhöht.
• Daten aus unterschiedlichen Quellen werden nur an einer Stelle gesammelt und verwaltet.
• Aktualisierungen der Produktinformationen können schneller zu den Partnern übertragen werden.
• Als Business-Anwendung lässt sich ein PIM automatisch mit anderen Systemen mit Hilfe von API-Konnektoren verbinden.

In einem PIM-System können verschiedene Produktinformationen verwaltet werden:

• Marketingdaten (SEO-Texte, ausführliche Beschreibungen, usw.);
• Mediendaten (Bilder, PDFs, Videos usw.);
• Technische Daten (Maße, Spezifikationen usw.);
• Benutzerdaten (Bedienungsanleitungen etc.).

ERP und PIM – Unterschied

Enterprise Resource Planning (ERP) – ist eine richtig breit angelegte Software. ERP-Systeme unterstützen den Fluss interner Geschäftsprozesse und die Kommunikation unter unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens. Ein ERP organisiert folgende Bereiche: Beschaffung, Planung, Einkauf, Produktion, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Rechnungswesen und Personal.

In Bezug auf Produkte sorgt ein ERP- System dafür, dass Produkte produziert, gelagert und verkauft werden, indem alle damit verbundenen Prozesse soweit wie möglich automatisiert werden. Dabei spielt die Qualität der Produktdaten absolut keine Rolle. Und genau hier kommt ein PIM-System ins Spiel, denn im Gegensatz zu einem ERP-System steht bei einem PIM-System die Qualität der Produktinformationen im Mittelpunkt. Ein PIM-System organisiert und automatisiert alle verbundenen Prozesse.

Ein Zusammenspiel zwischen einem ERP- und einem PIM-System hilft dabei, Ihre Webseiten und Onlineshops mit Ihren Abläufen zu integrieren und sorgt für Konsistenz und Transparenz in Bezug auf die gesamte produktbezogene Kommunikation mit Ihren Kunden. Die beiden Systeme sind komplementär, da sie trotz gewisser Überschneidungen ganz unterschiedlichen Zwecken dienen. Obwohl es nicht zwingend ist, beide Systeme zu nutzen, können Händler und Hersteller, die beides haben, ihre Kunden mit mehr detaillierten und genaueren Produktinformationen schneller und konsequenter versorgen. Ein PIM- und ein ERP-System, wenn sie richtig integriert sind, arbeiten zusammen, um Ihre Prozesse in Bezug auf Vermarktung und Vertrieb Ihrer Produkte zu verbessern.

WaWi und PIM – Unterschied

Warenwirtschaftssystem (WaWi oder WWS) – ist ein IT-Anwendungssystem zur mengen- und wertmäßigen Abbildung und Steuerung des Warenflusses in einem Unternehmen, das mit der Herstellung und/oder Distribution der Waren zu tun hat. Es ermöglicht einen reibungslosen Ablauf aller Ankauf- und Verkaufsprozesse und erleichtert die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen eines Unternehmens. Eine WaWi wird oft zusammen mit einem ERP-System genutzt, wenn die Funktionen von einem ERP-System für die Verwaltung des Warenflusses nicht ausreichen.

Auch wenn eine WaWi erlaubt, mehr Details und mehr Prozesse in Bezug auf Datenfluss als ein ERP-System abzubilden, werden dabei die spezifischen Anforderungen in Bezug auf die Produktinformationen selbst nicht abgebildet. Es ist unmöglich, strukturierte Produktdaten zu erfassen und deren Qualität zu kontrollieren. Auch hier kommt ein PIM-System als wertvolle und notwendige Erweiterung. Die beiden Systeme werden oft miteinander mit Hilfe eines Konnectors verbunden, um einen automatischen Austausch der Daten sicherzustellen. So wird es nicht mehr notwendig sein, die zusätzlichen Produktdaten, die ohnehin nur mühsam eingetragen und unvollständig aufgenommen werden können., in einer Warenwirtschaft zu erfassen. Diese werden dorthin automatisch aus dem PIM-System übertragen, falls wirklich notwendig. In den meisten Fällen werden diese Informationen erst in den Systemen benötigt, in die die Daten aus der Warenwirtschaft selbst fließen, z.B. wenn Sie einen Onlineshop haben, können die Produktinformationen zu Ihrem Onlineshop direkt aus dem PIM übertragen werden.

Eine WaWi unterstützt zahlreiche Handelsprozesse: Beziehungen zu Lieferanten, Lagerung, Wareneingänge und Ausgänge, Abwicklung der Bestellungen. Ein PIM sorgt dafür, dass die Partner und potenzielle Kunden qualitative Produktinformationen erhalten, damit sie eine Kaufentscheidung überhaupt treffen können. Mit anderen Worten: Eine WaWi kümmert sich um die Arbeit mit Produkten und ein PIM konzentriert sich auf das Produkt selbst, auch um dessen detaillierte Beschreibung. Es organisiert die damit verbundene Informationsverarbeitung effizient.

CRM und PIM – Vergleich

Customer Relationship Management (CRM) – ist eine Muss-Software für jedes Unternehmen, das ermöglicht, Geschäftsbeziehungen und die damit verbundenen Daten und Informationen zu verwalten. Mit Hilfe eines CRMs kann man Kontakte, Accounts, Interessenten und Verkaufschancen an einem zentralen Ort verwalten, sodass diese Informationen zugleich von vielen Mitarbeitern angesehen und verarbeitet werden können.

PIM ist eine moderne Unternehmenssoftware und hat dieselbe Dynamik wie CRM vor zehn Jahren.

Jedes Unternehmen, das die Beziehungen zu seinen Kunden pflegen möchte, kann ohne ein CRM- System nicht auskommen. CRM hilft Unternehmen, Einblicke in das Verhalten ihrer (potenziellen) Kunden zu gewinnen und ihre Geschäftsabläufe so zu ändern, dass diese bestmöglich bedient werden. Im Wesentlichen hilft CRM einem Unternehmen, den Wert seiner Kunden zu erkennen und von verbesserten Kundenbeziehungen zu profitieren. Je besser Sie Ihre Kunden verstehen, desto besser können Sie auf ihre Bedürfnisse reagieren.

Aktuell werden Produktinformationen wegen mangelnder Notwendigkeit selten in einem CRM gepflegt. Auch in einem PIM werden keine Kundenbeziehungen gepflegt. Uns ist nur ein System bekannt, dass es ermöglicht, sowohl *Daten über potenzielle und bestehende Kunden als auch detaillierte Informationen über Produkte in einem System- zu verwalten. Das ist AtroPIM. In AtroPIM können Informationen sowohl über Ihre (potenziellen) Kunden als auch über Ihre Produkte sofort griffbereit sein.

CMS und PIM im Vergleich

Ein Content Management System (CMS) ermöglicht die Erstellung, Änderung und Verwaltung digitaler Inhalte, meistens geht es hierbei um Texte, Bilder und sonstige Medien. Die meisten CMS sind webbasiert.

Unternehmen verwenden ein Content Management System, um ihre Website zu verwalten, diese kann auch Informationen über Produkte beinhalten. Die in einem CMS verwalteten Informationen lassen sich aber oft schlecht strukturieren, z.B. für Produktinformationen werden höchstens zwei Felder vorgesehen: kurze und lange Produktbeschreibung. So können alle Merkmale zusammen in einem Feld erfasst werden, statt eines Eintrags pro Merkmal, um die Filtermöglichkeiten ausnutzen zu können. Bei komplizierten und erklärungsbedürftigen Produkten oder wenn Sie sehr viele Produkte haben, kann es zu einem echten Problem werden, Produktinformationen so einzutragen, dass diese in einer passenden Form für die potenziellen Kunden zur Verfügung stehen.

Wenn Ihr CMS-System Schwachstellen bei der Verwaltung der Produktinformationen aufweist, mag ein PIM-System eine echte Hilfestellung bieten, indem Produkte nicht nur qualitativer beschrieben werden, sondern auch detaillierter und in allen notwendigen Sprachen. Dank einem PIM kann sichergestellt werden, dass Produktinformationen und Bilder immer aktuell sind.

Eine der wichtigsten Herausforderungen besteht darin, zu entscheiden, welches Anwendungsszenario für Sie am besten ist - ein Content Management System (CMS) zu nutzen, ein Produktinformationsmanagementsystem (PIM) oder eine Kombination aus beiden.

Shopsysteme und PIM – Unterschied

Shopsystem ist eine Softwaregrundlage für die Erstellung eines Onlineshops. Dieses kann sowohl aus einem CMS als auch aus einer Produktkatalogverwaltung bestehen. Oft sind die Funktionen in Bezug auf Content-Verwaltung primitiver als bei einem echten CMS-System, dafür gibt es hier die Möglichkeit, Produkte und Produktinformationen bequem und strukturiert zu verwalten.

Genauso wie CMS teilen sich die Shopsysteme in drei Kategorien auf:

• Open-Source (Shopsysteme mit offenem Quellcode),
• Kaufsoftware und
• Mietsoftware.

Das Angebot verschiedener E-Commerce-Systeme wächst und es ist jede Menge Know-how vonnöten, um eine Entscheidung zu treffen, die zur eigenen E-Commerce-Strategie passt. Die Systemauswahl bildet damit die Basis aller E-Commerce-Aktivitäten im Unternehmen und sollte sich auf die künftigen Ziele und Entwicklungen richten. Egal für welches Shopsystem Sie sich entscheiden, wird dieses Ihnen nicht helfen, die Qualität Ihrer Produktinformationen zu verbessern.

Ein Onlineshop dient in erster Linie dem Zweck, Ihre Produkte online zu verkaufen, in einer modernen Welt es ist nur ein Kanal von mehreren. Und diesen Kanal dafür nutzen, um Ihre Produktinformationen zu sammeln, erfassen und zu verarbeiten, mag suboptimal sein. Hier fehlen alle Funktionen, die für die Vorbereitung der Produktinformationen und für einen Vertrieb über vielfache Kanäle wichtig sind. Es wird schwierig sein, die Zusammenarbeit Ihres Fachpersonals bei der Erstellung der Produktinformationen mit Hilfe eines Shopsystems zu organisieren, hier gibt es auch keine Importfunktionen für Ihre Produktdaten. Auch die Übersetzungen sind oft in einem Shopsystem nur umständlich durchzuführen. Denn ein Shopsystem dient einem ganz anderen Zweck – Produkte zu verkaufen, indem die vorher vorbereiteten Produktinformationen dem potenziellen Kunden nur präsentiert werden.

Ein PIM-System ist als Vorstufe für die Vorbereitung Ihrer Produktdaten zu nutzen – in ein PIM werden die Produktdaten importiert, dort verarbeitet und für die Veröffentlichung über Ihre Kanäle vorbereitet, aus PIM werden diese später verteilt, auch zu Ihrem Onlineshop. Wenn zwischen einem PIM und Ihrem Onlineshop ein Konnector für einen vollautomatischen Datenaustauch eingerichtet ist, können die Daten nicht nur schnell eingetragen, sondern auch aktualisiert werden, egal aus welchem Grund – neue Informationen zu überbringen oder mehr ansprechende Marketing-Texte zu veröffentlichen. So wird es sichergestellt, dass Ihre potenziellen Kunden immer die Informationen zu sehen bekommen, die den Verkauf Ihrer Produkte am meisten fördern. Die aus einem PIM-System importierten Daten sind hoch granular aufbereitet, bei Bedarf können diese sogar Besonderheiten für die Zielgruppe aufweisen, die Sie über Ihren Shop ansprechen können. Für andere Kanäle können andere Informationen wichtig sein und somit auch übertragen werden.

Andere Unternehmenssoftware

Marketing Automation Platform (MAP)

Mit Tools wie Hubspot, Marketo und Silverpop können Sie Elemente der Marketingkommunikation automatisieren, Lead-Scoring und -Verteilung durchführen und erfahren, was Ihre Benutzer für Ihre Website wichtig finden. Eine Marketing-Plattform spielt eine große Rolle im Backend, um Informationen darüber zu erhalten, was Besucher auf Ihrer Webseite oder in Ihrem Onlineshop machen. In diesem Anwendungsfall kann MAP sowohl mit dem CMS als auch mit E-Commerce integriert werden.

DAM- und MAM-System

Eine strukturierte Datei, ein PDF, ein Video oder ein Bild. Man kann einfach Daten archivieren und versionieren, suchen und vergleichen.

W2P – "Web-to-Print" oder "Web2Print

Ein heißer Trend im E-Commerce, um Druckgeschäfte direkt auf Websites zu erledigen. Das W2P-Konzept ist sehr populär geworden für die Erstellung von Marketingmaterialien wie Postkarten oder Visitenkarten, auf denen Fotos und Layouts im PDF-Format hochgeladen werden können.

PCM und PDM

Product Content Management und Product Data Management. PCM und PDM = PIM, die Begriffe werden aber öfter nur im amerikanischen Raum benutzt.

PLM

Product Lifecycle Management. Verwechseln Sie PLM nicht mit PIM. Jedes Produkt ist einem gewissen Lebensprozess unterworfen. PML steht dem Produktfindungs- und Konzeptionsprozess bis zur Marktreife bei.

MDM

„Master Data Management“, zu Deutsch: „Stammdatenverwaltung“. Die zentrale Datenhaltung von Stammdaten und Referenzdaten ist möglich. Informationen sind in einer nicht reduzierten Datenbank vorhanden, man kann diese mehrfach Abteilungs- oder unternehmensübergreifend nutzen.

Schlussfolgerung

Ein PIM-System kann in Zusammenhang mit vielen anderen Business-Anwendungen im Unternehmen kombiniert werden, um die Vermarktung Ihrer Produkte zu verbessern. Vor allem erscheint die Integration mit ERPs, WaWis und Onlineshop-Systemen sinnvoll, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren oder rationalisieren wollen. Dank der Einführung eines PIM-Systems können viel Zeit und Geld bei der Verarbeitung Ihrer Produktinformation eingespart werden. Ihre Produktinformationen, die Sie zentral in einem PIM-System vorbereiten, können über verschiedene Kanäle veröffentlicht werden, in vielen Sprachen.