Was ist PIM?

Es ist nicht immer einfach, die Abkürzungen zu entschlüsseln, die in Bezug auf Produktdaten und ihre Verwaltung benutzt werden. Was versteht man eigentlich unter dem Begriff PIM?

Im Allgemeinen, ein PIM-System, unverkürzt: ein Produktinformationsmanagement-System, erlaubt es, Katalog- und Produktinformationen zentral zu verwalten und für unterschiedliche Kanäle zur Verfügung zu stellen.

PIMs sind bereits in den frühen 90er Jahren entstanden, als das Internet für das tägliche Leben immer wichtiger wurde. Unternehmen benötigten ein zentrales Repository für Produktdaten.

Mit Hilfe eines PIM-Systems werden alle Informationen in Bezug auf die angebotenen Produkte gesammelt, vereinheitlicht, verbessert, ergänzt, bei Bedarf übersetzt und letztendlich über alle notwendigen Kanäle veröffentlicht. Mit dem Begriff PIM wird somit oft ein PIM-System gemeint, ein Instrument, um ein effizientes Produktinformationsmanagement im Unternehmen einzusetzen.

Reichhaltige Produktinformationen sind der Zweck eines jeden PIM-Systems – diese beinhalten alle produktbezogenen Informationen wie Beschreibungen, Marketing-Texte, Texte für Landing-Pages, Produktmerkmale, technische Angaben, Bilder, Videos sowie sonstige Dokumente und Media-Dateien.

Dank einem Produktinformationsmanagement-System kann man sich viele Vorteile verschaffen, unter anderem:

• die Datenqualität erheblich verbessern,
• Zeit und Kosten für die Vorbereitung der Produktdaten senken,
• strukturierte Produktinformationen schneller bereitstellen,
• die Zusammenarbeit in Bezug auf die Aufbereitung der Produktinformationen besser organisieren,
• Daten immer auf aktuellem Stand halten über verschiedene Kanäle,
• alle Produktdaten in einem zentralen Repositorium verwalten.

PIM und Online-Shops

Die digital erfassten Produktdaten finden einen perfekten Einsatz im E-Commerce, da die ausführlichen, qualitativen und gut strukturierten Produktinformationen viel schneller zu einem Onlineshop gelangen können als über jeden anderen Vertriebskanal. Ein PIM-System kann genutzt werden, um sowohl neue Produkte samt Produktbeschreibungen und Media-Daten in einen Onlineshop voll automatisch zu übertragen als auch die bestehenden Produktinformationen zu ändern oder zu ergänzen.

Ein PIM hilft, eine qualitativ hochwertige, gut strukturierte und ausführliche Produktbeschreibung zu erstellen, die den Kunden hilft, eine richtige Kaufentscheidung zu treffen. Solche Produktinformationen verschaffen eine hervorragende Möglichkeit, dem Kunden das Produkt vom Feinsten zu zeigen. Der Einsatz eines PIMs führt auch zur Verringerung der Rückgabequote – durch detailliertere und qualitativere Produktdaten wird die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde einen Fehlkauf tätigt, reduziert.

Ein Produktinformationsmanagement-System übernimmt somit alle Aufgaben, die mit der Vorbereitung der Produktbeschreibungen zu tun haben und sorgt dafür, dass diese mühelos und vollständig in Ihren Onlineshop übertragen werden, mit dem Ziel, Ihre Conversion Rate und somit auch Ihren Umsatz zu steigern.

PIM und WaWi

Aktuell verwenden immer noch viele Händler und Produzenten ein WaWi-System (unverkürzt: Warenwirtschaftssystem) oder Excel, um eigene Produktdaten zu verwalten. Eine WaWi sorgt für die Verwaltung der in einem Unternehmen vorhanden Ressourcen – nämlich Kapital, Mitarbeiter und Produktionsmittel und steuert fast alle Bereiche eines Unternehmens und deren Prozesse, einschließlich Herstellung und Verkauf der Produkte. Dabei wird die Vollständigkeit der Produktinformationen total vernachlässigt, denn in einer Warenwirtschaft geht es primär um die Organisationen der Tätigkeiten, die mit den Produkten selbst zu tun haben (Produktion, Lagerung, Verkauf, Versandabwicklung, Retouren-Abwicklung etc.), und nicht mit deren Beschreibung, ganz zu schweigen davon, dass die Qualität dieser Beschreibungen noch zu kontrollieren ist und noch mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens oder sogar Externe (z.B. Fotographen) herangezogen werden müssen.

Kein Warenwirtschaftssystem ist gut genug, um den Prozess der Aufbereitung der Produktdaten zu unterstützen, denn es wurde zu ganz anderen Zwecken geschaffen. Hier kommt ein PIM-System ins Spiel.

Ein PIM-System, im Gegensatz zu einer WaWi, bohrt in die Tiefe der Produktinformationen, sorgt für deren Aufbereitung und dafür, dass diese für ein Multichannel-Marketing und für den Vertrieb effizient verwendet werden können. Ein PIM ist ein zentralisiertes Repositorium für alle Produktinformationen eines Produzenten oder Großhändlers, die für viele Kanäle zugleich, mit der Berücksichtigung der jeweiligen Besonderheiten, genutzt werden können – sei es ein Print-Katalog, eine Website, ein Onlineshop, ein WaWi-System oder ein beliebiges Drittsystem von einem Partner.

Ein PIM ist eine wertvolle Ergänzung zu einer WaWi, denn ein Warenwirtschaft-System ist nicht für die Produktkommunikation, sondern für die Verkaufsabwicklung bestimmt. Alle Funktionen, die mit der Aufbereitung der qualitativen und marketing-relevanten Produktinformationen zu tun haben, werden von einem PIM übernommen. Ein Warenwirtschaftssystem sorgt für einen effizienten Verkaufsprozess, ein PIM-System dagegen sorgt dafür, dass Ihre Produkte überhaupt gekauft werden. Darüber hinaus unterstützt Sie ein PIM-System bei der Vorbereitung aller notwendigen Informationen für einen internationalen Verkauf – sei es andere Maßeinheiten oder Sprachen. Bei international ausgerichteten Shops müssen diese Informationen angepasst werden. Geschieht dies automatisch, spart es eine Menge Zeit. Ein Produktinformationsmanagement-System wurde genau für die Verwaltung der Produktdaten erstellt und bietet viele Funktionen an, die in einem WaWi-System gar nicht vorhanden sind.

Onlineshop, WaWi und PIM in der Praxis

Für viele Produzenten, Großhändler und Online-Händler ist es typisch, eine WaWi zusammen mit einem Onlineshop zu verwenden. In diesem Artikel möchten wir aufzeigen, wie ein PIM-System effizient hinzugenommen werden kann. Je nach spezifischen Anforderungen eines Unternehmens kann das Zusammenspiel zwischen einer WaWi, einem PIM und einem oder mehreren Onlineshops ganz unterschiedlich gestaltet werden. Typisch und empfehlenswert für die Praxis sind folgende Nutzungsszenarien.

Nutzungsszenario 1

Im ersten Nutzungsszenario werden sowohl WaWi, als auch PIM mit den beiden Onlineshops durch einen Connector verbunden. Die Informationen über Vorhandensein und Bestände der Produkte gelangen direkt aus einer WaWi in die Shops. Auch neue Produkte werden in der WaWi angelegt. Sämtliche Produktinformationen, Produktmerkmale, Produktbilder und Cross-Selling-Produkte werden zu den Onlineshops aus einem PIM-System übertragen, bei Bedarf kann man pro Onlineshop auch individuelle Produktbeschreibungen verfassen, denn ein Onlineshop wird wie ein separater Kanal behandelt. Somit kann jedes System einem eigenen Zweck dienen – der Onlineshop sorgt für den Verkauf und Annahme der neuen Aufträge, das WaWi-System für die Abwicklung der Bestellungen und PIM sorgt für den richtigen verkaufsfördernden Content, damit Ihre Produkte verkauft werden.

Die Vorteile eines solchen Aufbaus sind –

• Klare Abtrennung der Funktionen zwischen den Systemen.
• Übersichtliche Rollen und Benutzerverwaltung – diejenigen internen und externen Mitarbeiter, die sich mit dem Content-Marketing und der Vorbereitung der Texte, Produktbilder und sonstigen Produktinformationen beschäftigen, müssen nicht unbedingt Zugang zum Warenwirtschaftssystem bekommen.
• Große Flexibilität und Zukunftssicherheit, denn jedes System kann jederzeit durch ein anderes System ersetzt werden.
• Ein webbasiertes PIM bietet eine viel höhere Flexibilität für alle Anwender an, denn webbasiert heißt von überall zugänglich, oft führt es zu schnelleren Ergebnissen.

Zu dem bisher vorhandenen Connector zwischen Ihrem Warenwirtschaftssystem und Ihrem Onlineshop wäre noch ein Connector zwischen Ihrem Onlineshop und dem ausgewählten PIM-System notwendig. AtroPIM z.B. bietet Connectoren für alle populären Shopsysteme wie OXID, Magento oder Shopware an. Damit WaWi und PIM die Informationen zu den Produkten untereinander eindeutig zuordnen können, um das Produkt-Mapping sicherzustellen, mag ein einfacher Connector zwischen WaWi und PIM notwendig sein.

Nutzungsszenario 2

Bei diesem Nutzungsszenario wird kein vollwertiger Connector von PIM zu beiden Shops vorausgesetzt, stattdessen gelangen alle Daten aus PIM in die Shops durch WaWi. Dafür ist es unbedingt notwendig, dass alle Daten unbedingt in der WaWi vollständig gespeichert werden. Ein klarer Vorteil dieses Nutzungsszenarios ist, dass weniger Connectoren notwendig sind, um den Datenaustausch sicherzustellen. Der große Nachteil ist aber, dass eine solche Abbildung bei Weitem nicht bei allen Warenwirtschaftssystemen möglich ist.

Dieses Nutzungsszenario setzt voraus, dass der bestehende Connector zwischen Ihrer WaWi und Ihrem Onlineshop stark erweitert wird, und in Warenwirtschaftssystem selbst müssen neue Felder angelegt und eventuell noch sonstige Anpassungen gemacht werden. Oft führt es dazu, dass die Umsetzung des Nutzungsszenarios 1 einfach günstiger, schneller und einfacher ist. Es kann aber ganz anders sein. Eine Kostenschätzung und eine Auswertung, welches Nutzungsszenario Ihnen an besten passt, sollte separat für jeden Anwender individuell gemacht werden.

Im Allgemeinen, sollte der Anwender eine Entscheidung für sich treffen, je nachdem wie seine Besonderheiten und Anforderungen auf den neuen Aufbau sind.

Schlussfolgerung

Trotz unterschiedlicher Meinungen ist ein PIM-System kein überflüssiges System und auch nicht teuer zu nutzen.

Es gibt sogar kostenlose Open-Source-PIM-Systeme wie AtroPIM oder Akeneo. Auch wenn Einführungskosten anfallen werden, werden diese sich mehr als rentieren, denn Sie sparen Zeit und Geld bei der Vorbereitung der Produktinformationen und profitieren davon, dass Ihre Conversion Rate und Ihre Umsätze steigen werden. Ein effizientes PIM-System ist heutzutage eine unabdingliche Ergänzung zu Ihrer Warenwirtschaft und Ihrem Onlineshop, denn dieses schafft Ordnung für Ihre Produktdaten und für die Art und Weise, wie diese kommuniziert werden und hilft den Besuchern Ihres Onlineshops, eine richtige Kaufentscheidung schneller zu treffen. Ein PIM bietet sogar noch mehr an: Als ein Multichannel-System hilft es Ihnen, nicht nur Ihren Shop mit qualitativen Daten zu versorgen, sondern auch die Systeme von Ihren B2B-Kunden und Partnern.