Alle Produktdaten aus unterschiedlichen Datenquellen für eigene Handelspartner griffbereit zu haben, ist eine echte Herausforderung. Meistens werden diese chaotisch in mehreren Systemen, in diversen Versionen und in verschiedenen Formaten gespeichert. Bei der Verwaltung eines eigenen Onlineshops oder bei der Umsetzung der eigenen Omnichannel-Strategie kann das zu einem großen Hindernis werden. E-Commerce wird immer anspruchsvoller, immer mehr Prozesse bei der Datenaufbereitung und Verbreitung der Produktdaten sollen automatisiert werden. Neue Produkte sollen den Endkunden schneller angeboten werden und durch andere neue Produkte ersetzt werden. All dies macht eine PIM-Lösung in einer E-Commerce-Welt zu einem sehr wichtigen Tool.

Was ist ein PIM-System?

PIM (Produktinformationsmanagement) unterstützt die Verwaltung von Produktdaten und deren Weitergabe an verschiedene Vertriebskanäle. Ein PIM-System ermöglicht es, Produktinformationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln, diese in einer zentralen Datenbank zu verwalten und zu vereinheitlichen. Daten aus Excel, CRM, ERP sowie Bilder, Videos und Dokumente aus verschiedenen Quellen können gruppiert und an einem zentralen Ort gespeichert werden. Die Produktdaten werden in Echtzeit aktualisiert und selektiv auf diversen Kanälen, solche wie Webshop, Produktkataloge, Amazon, eBay® und anderen verbreitet. Per Knopfdruck können alle Abläufe kontrolliert und gesteuert werden. Damit kann ein Großteil der Kosten für die Erstellung und Aktualisierung der Produktdaten gespart werden.

Erweiterte Produktbeschreibungen, Bilder, Metadaten, Klassifizierungen, Produktbewertungen, Informationen zu Produkten, Sortimenten und Lieferanten – alle diese Daten kann man mühelos in einem PIM-System verwalten. Eine mehrstufige Produktverarbeitung (Datensuche, Beschaffung, Vorbereitung, Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe der Daten) wird automatisiert und vereinfacht. Ein PIM für E-Commerce hilft den Unternehmen, die Qualität, Genauigkeit und Vollständigkeit von Produktdaten erheblich zu verbessern, die Katalogerstellung zu beschleunigen und die Katalogverwaltung zu vereinfachen.

Ein PIM-System eignet sich vor allem für jedes Unternehmen, das mit einer großen Menge von Produktdaten arbeitet und diese an einige oder sogar mehrere Vertriebskanäle ausleiten möchte. Ein effizientes Arbeiten mit den verschiedenen Vertriebskanälen erfordert eine gründliche Planung. Im Fokus sollte natürlich der potenzielle Kunde und sein Kaufverhalten stehen. Abhängig davon wird eine passende Verkaufsstrategie ausgewählt und durch die richtigen Vertriebskanäle umgesetzt.

Da Ausführlichkeit und Qualität der Produktinformationen bei vielen Kunden fürs Treffen einer positiven Kaufentscheidung sehr wichtig ist, wird dies zu einer echten Herausforderung für viele Onlineshops, denn Onlineshops können zwar die Produktinformationen darstellen, für eine „geführte” Erstellung von Produktinformationen und die Prozesse, die damit zusammenhängen, sind diese nicht konzipiert. Hier kann eine PIM-Software zu Hilfe kommen.

Integration der Produktdaten von Lieferanten als E-Commerce- Herausforderung

Von Zuhause aus ein passendes Produkt zu finden und zu kaufen, war noch vor zehn Jahren kaum vorstellbar. Der E-Commerce-Markt hat sich in den letzten Jahren sehr stark entwickelt und ist dem üblichen stationären Handel stark voraus. Die Wachstumsrate ist immer noch zweistellig. Die Konkurrenz unter Onlineshops wird immer stärker, genauso wie der Druck auf die Margen der Onlinehändler. Den Preis alleine als Wettbewerbsvorteil einzusetzen, ist inzwischen keine gute Idee. Die Qualität der Produktinformationen, Kundenvertrauen und Services rücken in den Vordergrund.

Das Volumen an Produktinformationen steigt unaufhaltbar. Ist die Rede von einem Kleinunternehmen, können die Produktdaten noch einzeln in Excel verarbeitet werden und danach zum Onlineshop geleitet oder in irgendwelche Marketplaces importiert werden. Bei Großbetrieben ist das Onboarding der Produktinformationen von diversen Lieferanten eine große Herausforderung. Die Nutzung von speziellen Tools ist hier nicht zu vermeiden.

Auch wenn inzwischen einige Standards für Produktbeschreibungen existieren, gibt es immer noch Betriebe oder sogar ganze Branchen, bei denen solche Standards eher selten angewendet werden, denn die Implementierung ist ein mühsamer, aufwendiger und letztendlich ein teurer Prozess. Meistens gibt es Daten von Lieferanten eher in einer nicht ausreichenden Qualität. Dieselben Daten bekommen viele Händler – mit den gleichen Produktinformationen wie bei den Wettbewerbern ist es schwierig, sich von diesen abzuheben. Dafür müssen die Produktdaten unbedingt verbessert werden.

Zusätzlich zu der verbesserungsfähigen Qualität der Produktdaten ist die Datenintegration von diversen Lieferanten dadurch erschwert, dass diese in diversen Daten- und Dateiformaten (CSV, TXT, XLSX, XML) geliefert werden, solche Dateien können ganz unterschiedlich aufgebaut sein. Auch die Produktbilder zu importieren ist keine einfache Aufgabe. Oft werden die Produktbilder von Lieferanten / Herstellern gar nicht geliefert oder haben irgendwelche lizenzbedingten Einschränkungen und sollten deshalb am besten vom Händler selbst gemacht werden.

Ein PIM-System selbst kann das Problem der schlechten Datenqualität nicht ohne Weiteres beheben. Die Software ist dabei für eine richtige Organisation der Daten, der Menschen und der dazugehörigen Arbeitsprozesse zuständig. Datenaufbereitung und Anreicherung ist ein aufwendiger Prozess, der entsprechende menschliche Ressourcen beansprucht. Wenn man solche Ressourcen nicht hat, wird ein PIM-Programm beim Datenchaos nur wenig helfen können.

Die Verarbeitung verschiedener Datenformate, die Beseitigung der Mängel oder Ausbesserung der Fehlinformationen, die Anreicherung der Produktinformationen und deren Vereinheitlichung, die Kontrolle der Datenqualität – all dies sind die typischen Aufgaben für ein PIM-System beim Onboarding der Daten von zahlreichen Lieferanten. Dank einem PIM wird ein Single Point of Truth für alle Lieferantendaten geschaffen und das Fundament für einen eigenen Masterkatalog gelegt. Diese einheitlichen und speziell aufbereiteten Produktinformationen können dann schnell und effizient über eigene Onlineshops oder sonstige Vertriebskanäle den potenziellen Kunden präsentiert werden.

PIM für Onlineshops – qualitative Datenquelle

Der erste Eindruck zählt: Bei der Kaufentscheidung online werden Kunden sehr stark von einer gelungenen und überzeugenden Produktpräsentation beeinflusst. Hier spielt die Richtigkeit, Vollständigkeit und Ausführlichkeit der Produktdaten eine große Rolle. Das Hauptziel eines Onlineshops ist es, sämtliche Produktinformationen den Onlineshop-Besuchern zur Verfügung zu stellen, damit diese ein oder mehrere Produkte auswählen und eine positive Kaufentscheidung treffen. Dabei macht sich eine Onlineshop Software keine Gedanken darüber, wie diese Produktdaten entstehen, ganz zu schweigen davon, wie die damit zusammenhängenden Prozesse zu organisieren sind.

Gerade ein PIM-System kann dabei richtig hilfreich werden. Die Produktdaten, Bilder und sonstige Assets gelangen erst in den Onlineshop, wenn die Qualität und Vollständigkeit der Daten gesichert sind. Dank dem Einsatz eines PIM-Systems können alle Prozesse, die mit der Vorbereitung der qualitativen Produktinformationen zu tun haben, effizient gesteuert werden.

Natürlich sollte man sich auch über die Kehrseite der Medaille im Klaren sein. Die Implementierung eines PIM-Systems ist ein komplexer und aufwendiger Prozess. Es werden auch laufende Kosten für Wartung und Support eines PIM-Systems anfallen.

Daher ist die Verwendung eines solchen Systems bei Weitem nicht jedem Onlineshop-Betreiber zu empfehlen. Die durch den Einsatz eines PIM-Systems erzielten Vorteile sollten die damit verbundenen Nachteile ausgleichen.

PIM im E-Commerce: Vorteile für Onlinehändler

Der Einsatz einer PIM-Software lohnt sich vor allem für Anwender mit einer großen Produktpalette, denn wegen ständiger Änderungen des Produktsortiments ist eine große Menge an Arbeit für die Anordnung und Verwaltung der Produktinformationen erforderlich. Für größere Anwender wird ein PIM-System sowohl Kosten sparen als auch zu einer Umsatzsteigerung beitragen.

Erhöhung der Umsätze dank der besseren Datenqualität

Gerade im E-Commerce hängen die Umsätze sehr stark von der Qualität der Produktinformationen ab, denn Kunden kaufen oft da, wo die Produkte besser beschrieben sind.

Dabei geht es nicht nur darum, längere Produktbeschreibungen zu schreiben und mehr Produktmerkmale zu erfassen, sondern darum, mehr hochqualitative Produktbilder zur Verfügung zu stellen, mehr Produkte in Rahmen des Cross- und Upsellings, Ersatzteile und Nachfolgemodelle anzubieten etc.

Reduzierung der Kosten für die Aufbereitung und Aktualisierung der Produktinformationen

Der Zeitaufwand, der gebraucht wird, um alle diese Produktinformationen für einen Onlineshop aufzubereiten und zu strukturieren, wird oft unterschätzt und kann zu einer Kostenfalle werden. Denn um mehrere Tausend Artikel im Onlineshop zu integrieren, wird viel Zeit gebraucht. Hier streben Onlinehändler eine möglichst hohe Automatisierung an. Ein PIM-System ermöglicht einen automatischen Datenaustausch und kann somit die Kosten hierfür erheblich einsparen. Der Grund dafür ist, dass es eine Anbindung an andere Systeme ermöglicht, somit können alle Produktinformationen zentral geändert werden. Infolgedessen gibt es keine Notwendigkeit mehr, Daten manuell in jedem System zu aktualisieren.

Beschleunigung des Produktdaten-Onboardings

Ein Onlinehändler verkauft nur die Produkte, deren Produktinformationen rechtzeitig aufbereitet werden. Der Aufwand für das Onboarding der Daten von einem einzelnen Lieferanten sinkt dank einer PIM-Lösung, denn die Produktdaten können über Schnittstellen aus verschiedenen Quellen und Formaten (halb-) automatisch zusammengeführt werden, diese Daten werden dann im PIM-System validiert und gespeichert.

Mit einer PIM-Lösung kann der Onboarding-Prozess schneller und einfacher verlaufen. Und so wird es möglich sein, die Daten von einer größeren Anzahl der Lieferanten einzubinden. Die Erhöhung der Lieferantenanzahl ist ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Umsatzerhöhung für jeden Onlinehändler.

Schnellere Time-To-Market

Je früher ein neues Produkt auf den Markt eingeführt wird, desto mehr Chancen hat man, höhere Gewinne damit zu erzielen. Ein großes Hindernis dabei ist, die Produktinformationen über alle Vertriebskanäle zu publizieren und aktuell zu halten. Mit einem PIM-Tool kann diese Zeit im Durchschnitt um 30% reduziert werden. Denn alle Daten werden einmal zentral in einer Datenbank gespeichert und können jederzeit auf neue Vertriebskanäle geleitet werden.

Retourenquote mindern

Oft ist die Differenz zwischen Bildern im Onlineshop und erhaltener Ware der Grund für eine Warenrücksendung. Nutzbringende Produktdaten, überzeugende Fotos und Größentabellen tragen zu einer bedachteren Auswahl bei. Denn umfangreiche und genaue Produktbeschreibungen, informative Fotos und Videos sind für den Kunden ein virtuelles Schaufenster und müssen daher auch ausführlich präsentiert werden. Alle diese Informationen, einschließlich Lagerbestand und Artikelnummer können im PIM-System gesammelt, gespeichert und an alle betroffenen Kanäle geleitet werden. Mit einer sauberen Datenverwaltung werden fehlerhafte Warenbeschreibungen vermieden und die Retourenquote verringert.

Bessere Unterstützung bei der internationalen Ausrichtung

Eine PIM-Lösung ermöglicht einen schnelleren Einstieg in den internationalen Markt dank Bereitstellung von Produktinformationen in mehreren Ländern in lokaler Sprache. Denn es hilft, fremdsprachige Produktinformationen für verschiedene Märkte, Sprachen und Kanäle korrekt zu erfassen und zu speichern. Wodurch die Conversion bis zu 50% erhöht werden kann.

In vielen PIM-Systemen werden die Übersetzungs-Services direkt integriert. Andere PIM-Systeme helfen, die Übersetzungsprozesse richtig zu organisieren, indem die zu übersetzenden Produktinformationen direkt an externe Übersetzer zugewiesen werden. Dank den Lokalisierungen können Produktdaten für jeden gewünschten Markt optimiert werden, indem Sprache, lokale und regionale Besonderheiten, Mentalität, Maße u.a. berücksichtigt werden.

Effektive Omnichannel-Strategie für mehr Umsatz

Omnichannel-Marketing ist in aller Munde. Inzwischen wird vorausgesetzt, dass die Produkte über verschiedene Marketplaces, Onlineshops und sonstige Offline- und Online-Kanäle angeboten werden, mit mehreren Touchpoints. Der Käufer kann jederzeit den Kommunikationskanal ändern, ob im Laden, auf der Webseite, in der Shopping-App oder bei Amazon, der Übergang sollte komfortabel und ohne Irritierungen erfolgen. Auch hierfür kann man eine volle Unterstützung seitens PIM bekommen, mit Hilfe von Produktinformationsmanagement können die Produktdaten über alle Omnichannel-Kanäle (halb-)automatisch synchronisiert werden. Ein PIM kann auch einen oder mehrere eigene Onlineshops mit passenden kanalspezifischen Produktinformationen befüllen.

Unterstützung bei der Umsetzung einer Long-Tail-Strategie

Bei einer Long-Tail-Strategie geht es darum, das eigene Produktsortiment mit zahlreichen Nischenprodukten zu erweitern, um den Umsatz nicht über höhere Verkaufszahlen, sondern über den Verkauf in kleinen Zahlen, aber von zahlreichen Artikeln in zu erzielen.

Mit einer Long-Tail-Strategie kann der Profit des Unternehmens bis zu 30% erhöht werden. Viele Händler erzielen inzwischen mehr als ein Drittel ihrer Umsätze durch den Verkauf von Nischenprodukten.

Das Onboarding und Führen eines großen Produktsortiments ist richtig aufwendig. Nur mit Hilfe eines PIM-Systems kann man diese Aufgabe umsatzsteigernd umsetzen. Dank einer PIM-Lösung kann man die Long-Tail-Strategie schneller und effizienter umsetzen, die Umsätze zu maximieren und die Kosten unter Kontrolle halten.

Fazit

Die Anforderungen an die Produktinformationen sind in letzten Jahren drastisch gestiegen, die Kommunikation zwischen Händlern und Kunden erfolgt schneller und über eine ständig steigende Anzahl der Kanäle. Bei E-Commerce kann die Verwaltung und Weitergabe von Produktdaten zu einem echten Stolperstein werden. Sobald man die spätere Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Datenverarbeitung näher analysiert, wird einem schnell klar, dass sich die Einführung einer PIM Software für jeden größeren Onlinehändler lohnt. Auch wenn es weder einfach noch schnell umsetzbar ist.

Ein PIM für E-Commerce ermöglicht es, die Handelsstrategien schneller umzusetzen, das Produktsortiment zu erweitern, die Qualität der Produktinformationen zu verbessern, diese stets aktuell zu halten und somit einen größeren Umsatz zu erzielen.