Molte aziende decidono di implementare una soluzione PIM per tenere sotto controllo tutte le informazioni sui prodotti, per snellire i processi di gestione dei dati, per lanciare più velocemente nuovi prodotti e per creare un unico punto di verità per tutte le informazioni sui prodotti. Anche quando non ci sono molte opzioni, può essere difficile prendere la decisione giusta, poiché la scelta di un sistema PIM per l'azienda è di solito un'operazione una tantum.

In questo articolo, metteremo in evidenza i requisiti essenziali, o criteri, che dovreste prendere in considerazione quando valutate un sistema PIM.

Requisito 1. Configurabilità

Quando si integra il PIM, è necessario prendere in considerazione gli obiettivi e le caratteristiche della propria azienda per rendere più efficiente il processo di lavoro. Un sistema PIM configurabile offre una varietà quasi illimitata di modi di strutturare le informazioni. Ancora meglio se è possibile personalizzarlo ulteriormente con componenti aggiuntivi e moduli. Ad esempio, è possibile configurare i portali dei rivenditori, i portali dei fornitori, l'assegnazione dei compiti ai dipendenti, la gestione dei ruoli e dei diritti e le riunioni nell'interfaccia utente.

A configurable PIM system provides flexible and clear data management. Otherwise, you’ll be forced to stick to the default structure of a system.

Requisito 2. Modularità

Un software PIM con una struttura modulare può soddisfare meglio e più rapidamente le esigenze specifiche di un utente. Come già detto, i moduli offrono una maggiore flessibilità nella personalizzazione della soluzione per adattarla al meglio alle esigenze dell'utente.

Un sistema PIM dovrebbe avere la possibilità di essere ampliato utilizzando moduli aggiuntivi per adattarsi al caso d'uso specifico. Dovrebbe anche essere possibile codificare funzionalità aggiuntive che non possono essere coperte dai moduli standard, per soddisfare requisiti individuali ed esigenze ancora più impegnative di un'azienda. In questo modo è possibile aumentare gradualmente la complessità del sistema.

Requisito 3. Controllo dei dati

Quando si dispone di enormi volumi di dati, è comune imbattersi in errori e incoerenze. La probabilità che ciò accada aumenta quando le informazioni vengono inserite manualmente: errori di battitura, informazioni mancanti sui prodotti, prodotti duplicati e problemi simili. Ecco perché la funzione di controllo dei dati in un sistema PIM è uno dei requisiti chiave.

Il software PIM prevede processi coerenti per garantire e mantenere la qualità dei dati prima che questi vengano elaborati o esportati in un canale di distribuzione. Un sistema convalida le informazioni, ad esempio controlla che i campi obbligatori siano compilati e contengano il giusto tipo di informazioni, oppure avvisa quando mancano le traduzioni per alcune località. Alcuni sistemi PIM offrono un'ampia gamma di opzioni di questo tipo, mentre altri ne hanno solo di base.

Requisito 4. Automatizzazione

Dovreste scegliere uno strumento PIM che diminuisca il carico di lavoro manuale e, allo stesso tempo, riduca il numero di errori nell'elaborazione dei dati. I sistemi PIM possono aiutare a:

• importare i dati dei prodotti
• verificare la completezza dei dati
• automatizzare la traduzione delle informazioni sui prodotti e memorizzarle in diverse lingue
• creare cataloghi di prodotti e arricchirli per canali specifici
• verifica della qualità delle immagini dei prodotti caricati e così via.

Quindi, quando scegliete un software PIM, verificate se è in grado di soddisfare le vostre esigenze di automazione dei processi aziendali durante l'intero ciclo di vita del prodotto.

Requisito 5. Facilità d'uso

Il software deve essere comprensibile e comodo per l'uso quotidiano. Pertanto, quando si implementa un nuovo strumento, bisogna pensare ai dipendenti che lo utilizzeranno. Non tutti sono esperti di tecnologia e un'interfaccia confusa e difficile da capire potrebbe ostacolare la manutenzione dei dati e causare errori.

Un'interfaccia intuitiva e una collaborazione ben organizzata sono importanti per velocizzare i processi di lavoro, oltre a rendere il lavoro molto più piacevole. Ecco perché la qualità dell'interfaccia del software PIM è un requisito fondamentale, sia per l'uso personale che per la collaborazione all'interno di un team.

Requisito 6. Multilinguismo

Quando si lavora con i mercati internazionali o se si intende farlo nel prossimo futuro, è sempre preferibile il supporto di più lingue nel software PIM. Una funzione di traduzione integrata può aiutare a ridurre il time-to-market. Ancora meglio se il sistema è in grado di localizzare il contenuto in base al Paese scelto. Ad esempio, può adattarsi non solo alla lingua, ma anche alla valuta o alle misure. Potrete così rendere la vostra attività disponibile per i clienti di tutto il mondo.

Requisito 7. Flessibilità

I requisiti del PIM potrebbero cambiare nel tempo, man mano che la vostra azienda cresce ed esplora nuovi segmenti. Scegliete quindi un software che possa essere facilmente adattato e aggiornato e che non vi costi una fortuna. Esistono anche sistemi che offrono la possibilità di programmare in aggiunta qualsiasi funzione, ma l'opzione migliore è quella in cui le funzioni necessarie possono essere acquisite abbastanza facilmente tramite l'installazione di moduli aggiuntivi, plugin o estensioni.

Requisito 8. Opzioni di integrazione

Molte aziende utilizzano un ERP, un WMS (Warehouse Management System) o entrambi. Pertanto, un PIM deve essere obbligatoriamente collegato ad almeno uno di questi sistemi, in alcuni casi come fonte principale di dati anagrafici.

L'integrazione con un sistema ERP è sempre complessa e spesso richiede lo scambio di dati in entrambe le direzioni. Questo non dovrebbe essere una sfida per il software PIM scelto. Inoltre, il sistema PIM dovrebbe aiutarvi a pubblicare le informazioni su molte piattaforme di e-commerce o a trasferirle ai vostri partner.

Attraverso i connettori corrispondenti, le informazioni sui prodotti possono essere importate o esportate nel formato e nel modo più conveniente per voi, per garantire una perfetta integrazione dei dati.

Requisito 9. Scalabilità

Gestire più di 100.000 SKU è diverso dal gestire 1.000 SKU. Una soluzione PIM deve garantire la scalabilità senza perdite di velocità, soprattutto per le aziende con un aumento costante dei dati. Per questo motivo è bene informarsi sulle opzioni di scalabilità che i fornitori presi in considerazione offrono.

Requisito 10. Prestazioni

Con un Sistema PIM ad alte prestazioni, è possibile gestire tutte le informazioni in modo rapido ed efficiente, indipendentemente dal numero di articoli. Il sistema deve funzionare come un orologio in relazione all'inserimento dei dati, alla pubblicazione e all'analisi delle informazioni sui prodotti pronti, soprattutto se il database contiene milioni di record.

Conclusione

La scelta di un sistema PIM non è facile, considerando quante opzioni ci sono e quante caratteristiche offre ciascuno di essi. Vale la pena dedicare il proprio tempo a valutare i diversi sistemi PIM per selezionare quello che soddisfa i criteri essenziali. E assicuratevi di discuterne in dettaglio con il vostro futuro fornitore di PIM per assicurarvi di ottenere il massimo valore per il vostro denaro.

L'implementazione di un software PIM è un processo laborioso e probabilmente non vorrete farlo una seconda volta, quindi scegliete con attenzione. Il sistema PIM non deve solo soddisfare i requisiti attuali, ma anche essere in grado di supportare lo sviluppo dell'azienda.