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Korrekte, vollständige und erstklassige Datenverwaltung ist im digitalen Geschäftszeitalter ein Muss. Denn bei manueller Datenerfassung ohne spezielle Tools entstehen unvollständige oder nicht aktuelle Informationen, Duplikate oder Fehler. Oft werden die Daten dezentral gespeichert – an einer Stelle die Produktbeschreibungen – an anderen Stellen die Produktbilder oder – noch schlechter – jeder hat und pflegt seine „eigene Version”. In dieser Hinsicht ist eine effiziente Verwaltung und Verwendung der Produktinformationen nicht denkbar – es herrscht Datenchaos. So geht es fast jedem Unternehmen mit einer hohen Anzahl an SKUs, das kein PIM (Produktinformationsmanagement-System) im Einsatz hat.
Endlich Ordnung bei den Produktdaten schaffen und eine organisierte Datenverwaltung zu haben – das sind die Ziele der PIM-, MDM-, DAM- und MAM-Systeme.
Was ist PIM?
Ab einer bestimmten Anzahl von SKUs ist die Pflege der Produktinformationen für einen Hersteller oder Großhändler ohne spezielle Tools dafür sehr zeitaufwendig. PIM ist die Abkürzung für Product Information Management System. Eine PIM-Lösung dient der Speicherung und Vereinheitlichung der Produktbeschreibungen, Produktbilder und Produkteigenschaften in einer zentralen Datenbank, deren Anreicherung, allgemeiner Erhöhung der Produktdatenqualität und Veröffentlichung der Produktinformationen über diverse Vertriebskanäle.
Die Software sorgt dafür, dass alle betroffenen Parteien auf stets aktuelle und medienneutrale Produktdaten Zugriff haben. Dank PIM können die Unternehmen größere Datenmengen oder komplexere Datenstrukturen effizient verarbeiten und dafür sorgen, dass die Produktinformationen umfassend, aktuell und qualitativ sind.
Eine PIM-Lösung reduziert die Zeit für Erfassung und Pflege der Produktdaten und sorgt für eine schnellere Datenverfügbarkeit, indem die damit verbundenen Prozesse besser organisiert und automatisiert werden. Zu beachten ist, dass die Einführung eines PIM-Systems immer an die Bedürfnisse und Ziele jedes einzelnen Anwenders angelehnt sein sollte.
Was ist MDM?
MDM (Master Data Management) ist ein System, das der Stammdatenverwaltung dient. Das Vorhandensein mehrerer Informationsquellen ist ein weit verbreitetes Problem, insbesondere in einem größeren Unternehmen. Die MDM-Lösung umfasst eine breite Palette von Methoden zur Datenbereinigung, -transformation und -integration. Durch ein MDM-System kann sichergestellt werden, dass neue Daten erst dann eingefügt werden, wenn diese gewisse Qualitätsschwellenwerte erfüllen.
Die Notwendigkeit, ein Stammdatenmanagement einzuführen, ist eher für große Unternehmen als für kleine oder mittlere Unternehmen gegeben. In einem MDM kann man diverse Stammdaten verwalten: Assets, Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter-, Standort-, Produktdaten und viele andere. Diese werden ähnlich wie bei einer PIM-Software in einer zentralen Datenbank vereint und mit allen externen Systemen synchronisiert, die diese Daten benötigen, z.B. mit einem ERP oder einem CRM-System. Somit ist eine der Voraussetzungen für den Einsatz eines MDM- Systems das Vorhandensein einer größeren Systemlandschaft.
PIM vs. MDM
Sowohl MDM- als auch die PIM-Software hat ein ähnliches Ziel – Daten und Informationen im Unternehmen zu zentralisieren. Jedoch ist eine PIM-Lösung speziell für die Verwaltung der Produktinformationen gedacht und die MDM-Lösung für alle Unternehmensdaten, einschließlich Informationen über Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten usw.
Obwohl die MDM-Lösung ein breiteres Spektrum an Informationen verwaltet, verfügt dagegen eine PIM-Lösung noch über weitere produktdaten-spezifische Funktionen und Möglichkeiten, die eine MDM-Lösung nicht hat. In einer PIM-Solution ist es möglich, komplizierte Datenstrukturen zu verwalten – Produktattribute, Produktvarianten, etc. Außerdem ist es möglich, abweichende Produktinformationen für mehrere Kanäle zugleich aufzubereiten.
Im Vergleich zu MDM handelt es sich beim PIM-Tool mehr um eine Marketinglösung, bei MDM geht es ausschließlich um die Stammdatenverwaltung.
Wenn Sie ein System suchen, das alle Unternehmensdaten inkl. Produktinformationen, externe Kunden- und Lieferantendaten enthält, ist der Einsatz eines MDM sinnvoll. Wenn man vor allem die Probleme mit der Verwaltung der Produktdaten lösen möchte, wird die Implementierung eines PIM-Systems in der Regel viel einfacher und rentabler sein als die Implementierung einer MDM-Lösung.
Nichtsdestotrotz gibt es PIM-Systeme, die als vollwertige MDM-Tools angewendet werden können. Es gibt auch MDM-Systeme, die die benötigte PIM-Funktionalität abdecken. Eine Entscheidung sollte man im Einzelfall treffen, nachdem der Funktionsumfang genau unter die Lupe genommen wurde.
Was ist DAM oder MAM?
Die MAM/DAM-Systeme dienen der Speicherung und Verwaltung von Media Assets (Fotos, Videos, PDF-Dokumente, InDesign-Dateien etc.) im ganzen Unternehmen. Sie erleichtern das Aufbewahren, Verwenden und Publizieren von Assets. Sehr oft wird unter diesen Begriffen (MDM und DAM) das Gleiche gemeint – die Verwaltung von digitalen Assets (Dateien), denn Media Assets sind inzwischen auch digital.
Das Media-Asset-Management-System im klassischen Sinne befasst sich mit der Organisation von Mediendateien wie z.B. Videos, Audiodateien und Bildern. Daten können in verschiedenen Formaten ausgegeben werden, beispielsweise für Webinhalte oder Druck.
DAM vs. MAM
Im Gegensatz zu MAM kann die DAM (Digital Asset Management)-Lösung eine breitere Palette von digitalen Assets verwalten, das können auch diverse Dateien sein, nicht nur Media-Dateien. Eine DAM-Software kann als eine Erweiterung von MAM betrachtet werden. Ein DAM speichert neben Fotos, Videos und Audiodateien auch zusätzliche Inhalte in verschiedenen Datenformaten, beispielsweise Illustrationen, PDFs, 3D-Modelle, Datenblätter oder Gebrauchsanweisungen.
Während MAM bei der Fernseh- und Filmindustrie verwendet wird, ist eine DAM-Software mehr für Marketing- und Vertriebsabteilungen eines Herstellers oder Großhändlers gedacht.
PIM vs. DAM oder PIM vs. MAM
Wenn ein Unternehmen vorrangig mit Audio und Videomaterial arbeitet und zentralen Zugriff auf diese Daten benötigt, ist eine MAM-Lösung ideal. Bei der Verwaltung digitaler Marketingmaterialien ist eine DAM-Lösung empfehlenswert. DAM-Software verwaltet ein breiteres Spektrum an digitalen Assets, einschließlich solcher, die sich mit Produktinformationen befassen, auch Metadaten können im DAM verwaltet werden.
Ein PIM-Programm stellt das Produkt ins Zentrum und ist für die Verwaltung damit verbundener Informationen gedacht. Es speichert nicht nur Produktbilder und Assets, sondern auch Informationen über Produktvarianten, Produktbeschreibungen, Kategorien und Eigenschaften sowie auch kanalspezifische Produktdaten. Die DAM-Funktionalität einer PIM-Lösung ist aber oft eher rudimentär, es gibt nur wenige PIM-Systeme, wie z.B. AtroPIM oder Pimcore, die eine fortgeschrittene DAM-Funktionalität mit anbieten. Um eine „voll geladene” Lösung für die Verwaltung von Produktinformationen und produktbezogenen digitalen Assets zu haben, empfiehlt es sich, ein PIM zusammen mit einem DAM-System zu nutzen.
Fazit – Welches System ist wann auszuwählen?
Das Implementieren eines Datenverwaltungssystems verursacht erstmal Kosten. Daher sollte man zuerst feststellen, welche Daten im Unternehmen besser zu verwalten sind. Wenn ein Unternehmen mehrere Solutions mit sich wiederholenden Datensätzen hat und in erster Linie Qualitätsprobleme lösen möchte, eignet sich am besten eine MDM-Lösung. Wenn das Unternehmen Medienelemente wie Bilder, Videos, Audiodateien in einer kollaborativen Art und Weise für Marketing oder andere Zwecke verwalten will, ist der Einsatz einer DAM-Software eine sinnvolle Investition. Falls ein Unternehmen über tausende Produktdaten verfügt und die Verwaltung dieser Daten noch nicht geregelt ist, ist ein PIM-System die beste Lösung, ggf. zusammen mit einem DAM.
| MDM | PIM | DAM/MAM | |
|---|---|---|---|
| Anwendungs-bereich | Stammdaten- verwaltung für mehrere Geschäftsbereiche | Medienneutrale zentrale Speicherung der Produktinformationen | Zentrale Mediadatenbibliothek |
| Zielgruppe | Eher größere Unternehmen mit komplexer Systeminfrastruktur | Von Herstellern bis zu Groß-, Einzel- und Onlinehändlern | Diverse Unternehmen mit Bedarf, Digital Assets zu verwalten |
| Hauptziel | Mehrfach gespeicherte Datensätze in unterschiedlichen Systemen werden dank der Synchronisation mit einer MDM-Software vereinheitlicht. | Verstreute Produktdaten werden in einem zentralen Repositorium zusammengeführt, um als „Single Point of Truth” für alle Nutzer zu dienen. Diese Produktdaten können dann für diverse Zwecke verwendet werden. | Zentrale Speicherung der verstreuten digitalen Assets, um eine schnelle Verfügbarkeit in allen benötigten Größen und Formaten für alle betroffenen Parteien sicherzustellen. |
| Haupt- funktionen | 1) Verwaltung der Stammdaten 2) Vereinheitlichung der Stammdaten über verschiedene Tools 3) Workflows und Freigabeprozesse 4) Beurteilung der Datenqualität 5) Bereitstellung der Stammdaten |
1) Verwaltung und Speicherung der Produktinformationen 2) Vereinheitlichung der Produktdaten 3) Workflows und Freigabeprozesse 4) Beurteilung der Datenqualität 5) Kanalspezifische Aufbereitung der Produktinformationen 6) Publikation von Produktdaten |
1) Zentralisierte und medienneutrale Speicherung von digitalen Assets – Bildern, Logos, Präsentationen, Banner, Grafiken, Videos etc. 2) Vertaggung und Metadatenpflege 3) Automatische Konvertierung 4) Nachverfolgung der Verwendung |
| Vorteile | 1) Reduziert manuellen Aufwand und Betriebskosten. 2) Senkt die Fehlerquote. 3) Vereinheitlicht Stammdaten quer über alle Systeme. |
1) Reduziert manuellen Aufwand und Betriebskosten für Verwaltung der Produktinformationen. 2) Senkt die Fehlerquote. 3) Geringere Einführungskosten als bei einem MDM 4) Besser geeignet für Verwaltung und Verwendung der Produktinformationen. |
1) Systematisiert und organisiert die Verwaltung von diversen digitalen Assets – Bilder, Videos, PDF-Dokumente etc. 2) Reduziert manuellen Verwaltungsaufwand und die Betriebskosten. 3) Geringste Einführungskosten unter allen Lösungen |
| Nachteile | 1) Hohe Komplexität der Systeminfrastruktur 2) Hohe Kosten 3) Keine Spezialisierung auf Produktinformationen 4) Synchronisierung mit anderen Systemen notwendig 5) Höhere Einführungskosten |
1) Komplexe Solution, nicht unbedingt benutzerfreundlich 2) Synchronisierung mit anderen Systemen notwendig |
1) Für Verwaltung der Produktinformationen nicht nutzbar 2) Synchronisierung mit anderen Systemen notwendig |
Bevor man mit der Suche nach einem Datenverwaltungssystem anfängt, sollten klare Ziele und Anforderungen an die Software festgelegt werden. Wenn auch eine MDM-Lösung wie ein Allheilmittel aussieht, ist es möglich, dass schon ein DAM-, oder PIM-System eher tauglich ist, um die gesetzten Ziele genauer zu treffen.
Nur wenn die Implementierung geplant und gut vorbereitet ist, können auch die Systemanforderungen erfüllt werden.
