La gestión de la información sobre productos tiene muchas ventajas, por lo que muchas empresas están decidiendo implantarla.

Un proyecto PIM está condenado al fracaso desde el principio si: los objetivos del proyecto se definen de forma demasiado vaga, incompleta o incluso incorrecta (involuntariamente). Peor aún, si los empleados no utilizan el PIM (Sistema de Gestión de Información de Producto) como se espera. Para evitarlo, es importante asegurarse de elegir el sistema PIM adecuado.

En este artículo, le daré ocho mejores prácticas que facilitarán el proceso de evaluación del PIM antes de implementarlo.

Consejo 1. Defina objetivos claros para la implantación de un sistema PIM

Es un gran error pensar que la implantación de un sistema PIM resuelve automáticamente todos los problemas relacionados con la información sobre productos y/o el comercio omnicanal. Se trata de personas y procesos que deben organizarse con la ayuda de un software PIM. Sólo cuando las personas utilizan un sistema PIM de forma productiva y eficiente, se puede hablar de éxito en el uso del PIM.

Se pueden perseguir los siguientes objetivos –

• Crear un repositorio central de Datos Maestros de Producto
• Mejora de la calidad de la información sobre productos
• Agregación de datos de productos de diferentes proveedores
• Actualización automática de los datos de los productos a través de todos los canales conectados, etc.

Empiece la implantación sólo cuando los objetivos sean claros y explícitos para todos los participantes en el proyecto. Una comprensión clara de los objetivos también facilitará la evaluación PIM.

Consejo 2. Empezar con un documento escrito

Tómese su tiempo para definir primero sus requisitos a grandes rasgos. Después, profundice en ellos junto con su contratista.

Sólo así podrá estructurar todas sus ideas, determinar los requisitos principales y hacerlos comprensibles para los demás. Ya entretanto, se enfrentará sin duda a algunas cuestiones "desagradables", sobre las que en primer lugar debería reflexionar un poco más.

Consejo 3. No defina demasiados objetivos, de lo contrario su proyecto nunca estará terminado

Una implantación PIM no se puede realizar de la noche a la mañana y no se pueden eliminar de un plumazo todos los posibles problemas, más bien se debe considerar como un proceso sucesivo, porque primero los usuarios deben acostumbrarse al nuevo sistema y a los nuevos procesos. Sólo así el sistema se utilizará según lo previsto.

Hoy en día, los objetivos y los requisitos cambian con demasiada rapidez, porque el entorno y las condiciones generales cambian cada vez más rápido. En proyectos complicados, es inevitable adoptar un enfoque ágil. En primer lugar, hay que concentrarse en lo más importante. Los requisitos menos importantes pueden implementarse más tarde. Cuanto más breve sea la programación de un proyecto, más probable y satisfactoria será su ejecución.

Consejo 4. No busque un sistema que pueda satisfacer plenamente sus requisitos de forma inmediata.

Será difícil encontrar un sistema así, porque cada sistema PIM tiene sus propios puntos fuertes y débiles y está pensado para un ámbito de aplicación determinado.

Por supuesto, hoy en día la flexibilidad es mucho mayor que antes, pero muchos sistemas PIM aún tienen potencial de mejora. A menudo, la evaluación de lo que se puede hacer con el software puede ser al menos tan importante como la evaluación de lo que el software ofrece nada más sacarlo de la caja. Los puntos fuertes de sistemas PIM de código abierto como AtroPIM, Pimcore o Akeneo brillan especialmente bien aquí.

Consejo 5. Evalúe cuidadosamente un PIM y tome la decisión de compra sólo cuando esté completamente seguro

Existen muchas soluciones PIM en el mercado, pero no todas son igual de buenas para todo.

Costes totales de propiedadLos criterios más importantes a la hora de evaluar el PIM son:

1.Coste total de propiedad (TCO) – los costes de compra, implementación y soporte posterior son importantes y deben ser asequibles. Estos son los primeros a evaluar.

2. Integrabilidad – el sistema debe poder sincronizarse de forma totalmente automática con todos los sistemas internos necesarios y encajar en la infraestructura de sistemas existente; de lo contrario, no se cumple el objetivo principal de un PIM, a saber, garantizar la soberanía de los datos de los productos.
3. Funcionalidad – el sistema debe ser capaz de satisfacer sus requisitos más importantes. Piense de antemano qué requisitos son los más importantes para usted.
4. Implantación – debe poder implantar un proyecto PIM junto con el proveedor de servicios elegido basándose en el software seleccionado.

Yo evaluaría los sistemas según los criterios mencionados en el orden especificado. Así, al final sólo tendrás unos pocos proveedores entre los que elegir y el proceso ya no te parecerá tan complicado. Ahorrará mucho tiempo. Piense en todos estos criterios. Debería hacerlo antes de tomar una decisión de compra.

Consejo 6. No se ponga en contacto con todos los proveedores de PIM a la vez

La comunicación lleva mucho tiempo, ya sea por teléfono o por correo electrónico. Por lo tanto, no intente ponerse en contacto con todos los proveedores de servicios y sólo entonces considerar qué proveedor excluye, sino que es mejor que haga este trabajo preparatorio por su cuenta.

Evalúe a los proveedores de PIM a partir de la información pública disponible y haga una lista de las opciones más limitadas basándose en los criterios del consejo anterior. Sólo entonces establezca el primer contacto y formule las preguntas que más le interesen.

Consejo 7. Piense en la unificación de datos antes de implantar el software PIM

El proceso de evaluación del PIM es muy importante. El sistema PIM seleccionado no sólo debe permitir almacenar los datos de manera uniforme, sino también contribuir a unificarlos. Piense con suficiente antelación con el proveedor de servicios elegido cómo debe llevarse a cabo exactamente este proceso durante la primera recogida o importación de datos: qué usuarios deben participar y cómo puede apoyar este proceso el sistema PIM seleccionado.

Consejo 8. Encuentre el proveedor de servicios adecuado para la ejecución de su proyecto

Encuentre al contratista que piense con usted, que cumpla sus requisitos, que usted personalmente considere digno de confianza y que haya hecho alguna vez algo similar. No se quede con el más caro.

Si tiene dudas sobre si sus propias competencias son suficientes para dominar una implantación PIM, contrate a un consultor PIM que le ayude tanto antes como durante la implantación.