Introduction

Très peu de fournisseurs de PIM ont une politique de prix transparente et révèlent ouvertement le coût réel de leur solution sur leur site web. Par conséquent, alors que de nombreuses entreprises acquièrent rarement de nouveaux logiciels, les décideurs manquent souvent d'expérience pour déterminer les coûts réels du PIM et découvrir tous les blocs de coûts cachés. Cet article vous permettra de mieux comprendre les coûts liés à la mise en œuvre d'un système PIM, les frais cachés potentiels et de comparer les prix des solutions PIM les plus répandues. Les coûts encourus lors de l'introduction du PIM peuvent être divisés en deux grands blocs de coûts:

• Coûts ponctuels
  • Coûts de conception
  • coûts d'évaluation
  • coûts de mise en place
  • coûts d'acquisition des licences
  • Coûts de mise en œuvre
• Coûts permanents
  • coûts des licences
  • coûts d'hébergement
  • coûts de maintenance et d'assistance
  • coûts de développement ultérieurs.

Décomposons chacun de ces blocs de coûts:

Investissements ponctuels dans le MIP

Comme leur nom l'indique, les investissements uniques ne sont réalisés qu'une seule fois et comprennent deux blocs de coûts: les coûts de mise en œuvre et les coûts d'acquisition des licences.

Comme il existe plus de 100 fournisseurs de PIM, il n'est pas toujours facile de choisir le bon. C'est pourquoi les entreprises font souvent appel à des consultants PIM pour les aider à choisir un système PIM approprié et/ou le prestataire de services chargé de le mettre en œuvre. Les coûts des consultants PIM peuvent à eux seuls atteindre 10 000 euros.

Frais de conception

Dans la phase d'avant-projet, vous devez décider ce que vous voulez réaliser avec le système PIM, quels problèmes doivent être résolus et quels processus d'entreprise doivent être optimisés. Pour définir vos priorités, vous devez procéder comme suit:

• Déterminer qui sont les utilisateurs du PIM - qui devrait utiliser le système à l'avenir.
• Déterminer l'étendue des données - quelles données doivent être gérées dans le système.
• Déterminer les processus d'entreprise - à quoi doit servir le système?
• Déterminer les conditions du cadre technologique - quelles sont les technologies dont vous avez besoin, s'il doit s'agir d'une solution SaaS, open-source ou sur site.

Les coûts liés à la création du concept ne seront supportés que si un consultant externe en MIP est impliqué. L'intervention d'un consultant est facultative et nous vous recommandons d'en décider en fonction de vos priorités et du budget dont vous disposez.

Envisagez de participer à des ateliers sur le sujet. Le coût d'un atelier de deux jours est généralement de 2 000 euros.

Coûts d'évaluation

Pour choisir les bons prestataires, établissez une liste restreinte et préparez un catalogue de questions pour la phase de conception. Tous les prestataires figurant sur la liste restreinte doivent ensuite remplir le questionnaire et le renvoyer. Évaluez les réponses et invitez les 2 à 4 meilleurs prestataires à une présentation personnelle de leur solution.

Cette phase est souvent menée par des consultants en MIP et peut donc entraîner des coûts supplémentaires. Une évaluation coûte généralement à partir de 4 000 euros, car un consultant PIM est généralement présent à toutes les présentations afin d'évaluer plus précisément les exigences spécifiques du système et de se forger une opinion professionnelle.

Frais d'établissement

Les frais d'installation sont le prix de l'installation initiale du système. Ils peuvent varier considérablement d'un fournisseur à l'autre. Les coûts de configuration du système peuvent également être inclus dans les frais d'installation.

Coûts de licence

Les dépenses liées aux licences peuvent être effectuées sous la forme d'un paiement unique ou sur une base continue. Il existe deux types de licences:

• Les licences de location - qui vous permettent d'utiliser le logiciel pendant une certaine période.
• Les licences d'achat - vous permettent d'utiliser le logiciel de manière permanente.

Le coût d'achat des licences n'est supporté qu'une seule fois. Si vous achetez des licences de location, vous paierez une redevance mensuelle ou annuelle.

Il convient toutefois de noter que les licences achetées n'incluent pas automatiquement le droit aux mises à jour et aux mises à niveau du logiciel et peuvent les restreindre. Parfois, les mises à jour et les mises à niveau ne sont accordées que si l'utilisateur conclut un contrat de maintenance et d'assistance. Il convient donc d'examiner très attentivement quelles sont les licences logicielles concernées et comment sont gérées les mises à jour et les mises à niveau.

Le prix des licences peut dépendre des facteurs suivants:

• Nombre d'utilisateurs
• Nombre d'UGS
• Nombre de langues supportées
• Nombre de modules logiciels requis
• Nombre de canaux de sortie

Coûts de mise en œuvre

Les dépenses liées à la mise en œuvre du logiciel PIM sélectionné constituent souvent la catégorie de coûts la plus importante. L'effort dépend largement des exigences individuelles de l'utilisateur, en particulier pour le commerce électronique, où les exigences d'intégration avec les boutiques en ligne et les places de marché peuvent créer un pool de coûts important. Voici quelques facteurs de coûts typiques:

Les coûts seront supportés ici pour:

• l'établissement des rôles dans le système
• la migration des données à partir des systèmes existants
• l'intégration avec d'autres systèmes - par exemple ERP, places de marché, boutiques en ligne
• mise en place/programmation des flux de travail
• adaptation des fonctionnalités existantes
• programmation des nouvelles fonctionnalités
• formation des employés
• lancement du système.

Vous devez vous efforcer d'estimer ces dépenses aussi précisément que possible à l'avance. Surveillez constamment les prix pour rester sur la bonne voie. Si vous n'avez pas d'exigences particulières, les fournisseurs qui proposent un logiciel PIM standard peuvent s'avérer les moins chers.

Même si les solutions open-source sont gratuites, elles entraînent également des coûts de mise en œuvre. Si la mauvaise solution est choisie, le coût de mise en œuvre de cette solution peut être supérieur au coût d'acquisition des licences et d'introduction d'une autre solution.

Coûts permanents

Des coûts permanents sont régulièrement encourus. Ces coûts varient considérablement d'un prestataire à l'autre. Ne les sous-estimez donc jamais et veillez toujours à les clarifier à l'avance.

Frais de licence

Les coûts de location de licences ou de mise à jour des licences d'achat afin de pouvoir bénéficier des mises à jour et des mises à niveau du logiciel sont régulièrement encourus et peuvent varier considérablement. Il faut tenir compte du fait que certains modules logiciels font souvent l'objet d'une licence et d'un paiement séparés.

Coûts de maintenance et d'assistance

Le logiciel ne fonctionne pas seul à long terme. Il doit être entretenu. Personne ne peut le faire mieux que les fournisseurs de logiciels eux-mêmes. Après la phase de mise en œuvre, vous devez conclure un contrat de maintenance et d'assistance avec le fournisseur ou l'un de ses partenaires. Souvent, il y a même une obligation de le faire selon les conditions de la licence. Les prix de ces services peuvent dépendre fortement des facteurs suivants:

• la rapidité de votre réaction
• le nombre d'heures d'assistance dont vous avez besoin par mois
• le nombre d'heures d'assistance dont vous avez besoin par mois
• quels sont les canaux de communication disponibles
• si vous souhaitez une personne de contact permanente
• quels sont les niveaux de service à respecter.

Certains fournisseurs de Pim proposent plusieurs formules d'assistance qui diffèrent en termes de prix et de services fournis. En général, les frais de maintenance et d'assistance sont liés au coût de la licence

Coûts de développement supplémentaires

Quelle que soit la qualité de la conception de votre solution PIM, il convient de la développer davantage, car la manière dont vous utilisez le logiciel évoluera au fil du temps. Certaines fonctions seront adaptées, d'autres seront ajoutées. Le développement ultérieur est souvent facturé au tarif journalier habituel. Une fonctionnalité peut prendre une journée de travail dans un logiciel et cinq dans un autre. Il convient donc de choisir un logiciel flexible et facile à personnaliser.

Frais d'hébergement

Tout logiciel PIM doit être hébergé quelque part. Il peut être installé dans votre propre centre de données, sur une infrastructure de serveurs louée ou dans un nuage privé ou public. Le coût de l'hébergement dépendra également de cette décision. Les exigences en matière de logiciel PIM sont également différentes et doivent être prises en compte. Si un seul serveur suffit souvent pour les solutions basées sur le web, les solutions d'entreprise sur site peuvent nécessiter plusieurs serveurs pour fonctionner.

Révéler les coûts cachés des solutions PIM

1. L'intégration de votre PIM à d'autres systèmes peut entraîner des frais supplémentaires. Il s'agit des frais de liaison ou de connexion, qui constituent une partie distincte de la préparation de votre budget.
2. La complexité de la configuration du système PIM peut également devenir une source de coûts cachés. Au fur et à mesure que les configurations deviennent plus complexes, les entreprises peuvent être confrontées à des frais inattendus liés à la complexité du processus d'installation.
3. L'ajustement des flux de travail entraîne également des coûts supplémentaires qui ne sont pas apparents à l'avance
4. Les progiciels PIM ne sont pas tous identiques. Certains fournisseurs de logiciels proposent des formules tout compris, tandis que d'autres facturent des frais supplémentaires pour des fonctionnalités additionnelles.

Pour éviter ou minimiser les coûts cachés mentionnés ci-dessus –

1. examinez en profondeur les besoins de votre organisation et identifiez les fonctionnalités prioritaires dont vous avez besoin. Cette première étape ouvre la voie à une prise de décision judicieuse.
2. Clarifier vos besoins et les coûts à venir avec votre fournisseur de PIM et discuter des détails de la tarification.
3. Pendant la phase d'installation, assurez-vous que tous les aspects de la configuration initiale, y compris la configuration de la base de données et l'initialisation du système, sont clairement définis.
4. Vérifiez le progiciel PIM que vous avez choisi et assurez-vous qu'il comprend toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.
5. Examinez attentivement les contrats des fournisseurs. Examinez attentivement les contrats des fournisseurs. Soyez attentif aux sections relatives aux frais supplémentaires, aux coûts d'assistance et à la maintenance continue. Comprenez les conditions de service afin d'éviter les surprises après la mise en œuvre.
6. Recherchez les commentaires des clients et consultez les avis sur les fournisseurs de PIM. Les commentaires d'organisations ayant des besoins similaires peuvent fournir des informations précieuses sur les coûts cachés potentiels. Des ressources telles que Capterra et G2 peuvent vous fournir des informations utiles.
7. Avant de vous lancer à corps perdu, envisagez de vous engager dans des programmes pilotes. Cela vous permet de vérifier la solution PIM dans un environnement géré. Cela vous permet de tester la solution PIM dans un environnement contrôlé et d'en apprendre davantage sur les défis potentiels et les coûts associés.

Facteurs influençant les coûts du MIP

L'investissement financier à travers les étapes mentionnées ci-dessus est fortement influencé par divers facteurs adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise. Ces facteurs clés sont les suivants

• Le type d'entreprise: La taille, la structure et l'échelle opérationnelle de votre organisation jouent un rôle essentiel dans l'élaboration des exigences et des coûts globaux du PIM.
• Le domaine d'activité: La nature de votre industrie et de votre domaine d'activité spécifique introduit des nuances qui ont un impact sur la complexité et l'étendue de la mise en œuvre de votre PIM.
• Type de contenu: La diversité des contenus gérés par votre système PIM, tels que les images, les vidéos et les descriptions détaillées des produits, peut influencer la sophistication de la solution PIM requise et, par conséquent, les coûts.
• Nombre d'UGS: Le volume de produits ou de services offerts par votre entreprise, souvent mesuré par le nombre d'unités de stock (UGS), peut influencer à la fois la mise en œuvre et les coûts permanents de votre système PIM.
• Sources d'entrée et de sortie des données: La complexité de l'intégration de diverses sources de données, y compris les canaux d'entrée et les destinations de sortie, ajoute une couche de complexité à la mise en œuvre de votre système PIM. Cette complexité peut contribuer à augmenter les coûts en fonction du nombre et de la diversité de ces sources.

Comparaison des coûts des systèmes PIM

Très peu de fournisseurs de PIM publient les prix de leurs solutions sur leur site web. Cela s'explique en partie par l'intensité de la concurrence. Si les prix ne sont pas rendus publics, il existe une marge de manœuvre pour les négociations de prix.

Tableau 2. Coût des systèmes PIM les plus courants.

Dernières réflexions

Le choix d'un système de gestion de l'information sur les produits (PIM) implique de comprendre son coût total de possession (TCO). Celui-ci englobe les coûts uniques (conception, évaluation, configuration, acquisition de licence, mise en œuvre) et les coûts permanents (licence, maintenance, hébergement). Des coûts cachés peuvent résulter de l'intégration, de la complexité de la configuration, de l'ajustement des flux de travail et des différences entre les progiciels. Les facteurs d'influence comprennent le type d'entreprise, le domaine d'activité, le type de contenu, le nombre d'UGS et les sources de données. Une ventilation des coûts et une comparaison des systèmes permettent de prendre des décisions éclairées pour assurer le succès à long terme d'une solution PIM.