Oggi un sistema PIM è uno degli strumenti più importanti per la gestione delle informazioni sui prodotti. Questo software crea un archivio che ospita tutti i dati relativi ai prodotti, li mantiene aggiornati e ne favorisce la distribuzione. Ciò si ottiene attraverso una facile gestione dei dati, la possibilità di arricchirli e di adattarli alle diverse esigenze.

Il software PIM serve a gestire le informazioni sui prodotti. Un sistema PIM viene utilizzato come un'unica fonte di verità in cui raccogliere, consolidare e arricchire le informazioni sui prodotti. Da qui è possibile distribuire le descrizioni dei prodotti unificate e raffinate a più canali. Sta diventando sempre più popolare. Oggi è un must per le aziende che hanno strutture e relazioni di prodotto complesse e per le aziende che hanno grandi assortimenti: più SKU avete, più avete bisogno di un PIM.

Le esigenze degli utenti di PIM possono essere diverse. Grazie alle numerose funzioni, un sistema PIM può soddisfarle tutte. In questo articolo vi forniamo una panoramica delle funzioni più importanti offerte dal sistema PIM.

1. Aggregazione di dati di prodotto, importazione di dati.

I dati possono essere importati in un sistema PIM automaticamente o manualmente. Tutti i sistemi PIM supportano i formati Excel, CSV e XML. È inoltre possibile importare i dati dei prodotti da ERP, PLM, DAM, MDM e altri software aziendali. Alcuni sistemi PIM offrono portali self-service ai fornitori per caricare le informazioni sui prodotti direttamente nel sistema PIM dell'azienda.

Durante l'importazione tutti i dati vengono verificati e convalidati per garantire che vengano importate solo le informazioni di prodotto corrette.

2. Archivio centrale per i dati dei prodotti.

Il sistema PIM è un archivio centrale per tutti i dati di prodotto esistenti in azienda. È possibile gestire più cataloghi di prodotti in un sistema PIM, che raggruppa i prodotti secondo criteri specifici (per un certo segmento di clienti, offerte stagionali). In alternativa, è possibile importare nel sistema i prodotti sotto forma di catalogo.

L'azienda può conservare un vecchio catalogo per scopi di back-up, di confronto e legali. Allo stesso tempo, la copia può essere utilizzata per crearne uno nuovo. Ecco perché i sistemi PIM offrono funzioni aggiuntive come il versioning dei cataloghi di prodotti. Si tratta della creazione di un nuovo catalogo basato sulla duplicazione di quello vecchio e della sua sincronizzazione con le nuove informazioni fornite dal fornitore.

3. Standardizzazione e classificazione dei dati di prodotto.

Quando un'azienda ha molti SKU, spesso ha problemi a gestirli. Per questo motivo è necessario standardizzare e unificare tutti i dati relativi ai prodotti. Nel sistema PIM, ciò avviene classificando i prodotti in base agli attributi. Gli attributi sono raggruppati in gruppi di attributi in base ad alcune caratteristiche (ad esempio tecniche: peso e dimensioni). Di conseguenza, è possibile formare alcune famiglie di prodotti come modello pronto, combinando gli attributi appropriati.

In questo modo si garantisce l'accuratezza dei dati, poiché un prodotto può essere attribuito a una sola Famiglia di prodotti, evitando errori. Inoltre, si risparmia tempo e si ottiene la completezza dei dati, poiché gli attributi vengono associati automaticamente a ogni prodotto in qualsiasi categoria e catalogo.

Il sistema PIM può contribuire alla standardizzazione dei dati utilizzando alcuni sistemi di classificazione, come ECLASS, ETIM, UNSPSC, GPC, ecc.

4. Ricerca e filtraggio rapidi dei prodotti.

I prodotti sono raggruppati per cataloghi, categorie e tutte le loro caratteristiche. Di conseguenza, i dati possono essere trovati (filtrati) in base a uno qualsiasi di questi indicatori. L'uso dei filtri è illimitato; inoltre, è possibile salvare i filtri per un uso successivo. I prodotti possono essere filtrati anche in base agli utenti che hanno lavorato all'arricchimento delle loro informazioni (ad esempio, l'ora di creazione e gli utenti assegnati) o in base alla completezza della loro descrizione.

È possibile cercare i prodotti anche per parola o parte di parola contenuta nella descrizione o in una qualsiasi delle sue caratteristiche. Di solito, quando si inserisce una domanda di ricerca, le varianti proposte appaiono automaticamente, in modo da poterle scegliere direttamente.

5. Modifica rapida dei dati grazie alla funzione di aggiornamento di massa.

La funzione di aggiornamento di massa consente di modificare o cambiare automaticamente qualsiasi informazione con un solo clic, filtrando numerosi prodotti o selezionando manualmente singoli articoli. Questa funzione viene utilizzata quando si applicano preventivamente le funzioni di standardizzazione e filtraggio o si creano cataloghi di prodotti.

Con l'elaborazione batch, l'utente può modificare istantaneamente l'appartenenza di più prodotti a una famiglia di prodotti, a un catalogo o a una categoria, creare associazioni tra i prodotti, modificare gli attributi, cambiare lo stato dei prodotti o il dipendente ad essi assegnato.

6. Utilizzo di ruoli e diritti di accesso.

Se volete migliorare la qualità dei dati sui prodotti, dovete sempre sapere chi lavora all'aggiornamento delle informazioni sui prodotti, soprattutto se utenti esterni hanno accesso al vostro sistema. In qualsiasi sistema PIM è possibile creare ruoli appropriati per i dipendenti e i reparti dell'azienda, o per i fornitori di servizi e i partner commerciali. Tuttavia, alcuni di essi consentono una definizione molto granulare dei ruoli di autorizzazione, mentre altri differenziano solo i livelli di accesso di base.

Quando si crea un ruolo, un amministratore può assegnargli le autorizzazioni, a seconda delle azioni eseguite nel sistema (modifica, rimozione, assegnazione, commento, download) e, in base ai diritti di accesso, a un particolare prodotto o gruppo di prodotti. Successivamente, i ruoli vengono assegnati agli utenti appropriati.

L'accesso può essere fornito anche senza l'uso di ruoli, poiché le autorizzazioni possono essere concesse direttamente agli utenti. Ogni utente può avere diversi ruoli e autorizzazioni individuali. Questa funzione è comoda nel caso di un utente unico, ma è comunque consigliabile creare un ruolo separato.

7. Organizzazione della cooperazione tra utenti.

La possibilità di commentare, creare e assegnare compiti è un modo conveniente per garantire la cooperazione tra gli utenti del sistema. È possibile aggiungere commenti ovunque e in qualsiasi fase del lavoro con il prodotto (assegnazione, modifica).

Gli utenti possono anche impostare le notifiche. Le notifiche sono configurate nel pannello di amministrazione: ci sono notifiche di sistema e notifiche via e-mail. Tali notifiche possono indicare che la voce del prodotto è stata riassegnata o che il suo stato è stato modificato, avvisare di modifiche o commenti o di attività da svolgere.

8. L'organizzazione del flusso di lavoro delle descrizioni dei prodotti.

La funzione di flusso di lavoro rende il processo di aggiunta dei dati più affidabile, trasparente e gestibile. Permette di automatizzare tutti i processi associati all'arricchimento delle informazioni sui prodotti. Il pannello Flussi di lavoro consente di visualizzare lo stato di un'attività e l'utente responsabile di questa fase. Attraverso questo pannello i membri del team possono anche scambiarsi commenti.

Alcuni sistemi PIM avanzati offrono un maggiore controllo dei flussi di lavoro. Ad esempio, la direzione può definire le regole di convalida della completezza e della correttezza per l'esecuzione di determinati compiti. Un sistema può anche creare automaticamente dei rapporti, ad esempio sulle date di scadenza, sulla fase di adempimento, sulla produttività degli utenti o rapporti personalizzati.

9. Controllo della modifica dei dati.

La funzione di controllo della modifica dei dati consente di monitorare le modifiche apportate a un prodotto (modifica dei dati individuali, modifica dei dati di massa) e di controllare qualsiasi attività dell'utente nel sistema, con possibilità di rollback.

La cronologia delle azioni di tutti gli utenti viene visualizzata nel flusso delle attività. In questo modo, gli utenti possono vedere le ultime azioni o registrazioni per le voci di prodotto a cui hanno accesso.

10. Gestione della qualità delle informazioni sui prodotti.

In ogni fase del lavoro con le informazioni sui prodotti, vengono già applicate le impostazioni necessarie per garantirne la qualità. Nel pannello di amministrazione è possibile definire le impostazioni per ogni singolo campo (convalida dei dati, completezza del campo, lingua del campo, estensione dell'immagine, prodotto assegnato, ecc. Se i campi non sono compilati o gli standard non sono rispettati, il sistema segnala un errore. È possibile stabilire queste impostazioni per ogni entità (prodotti, canali, portali).

Per un controllo completo, è possibile controllare lo stato di tutti i dati nel sistema (% di prodotti che si trovano in determinate fasi del ciclo di vita della descrizione, visualizzazione dei campi vuoti, livello di qualità del canale, statistiche di attività) nel pannello principale, oppure il sistema può generare automaticamente rapporti sulla qualità e inviarli al reparto o all'utente appropriato.

11. Gestione della traduzione delle informazioni in diverse lingue.

La traduzione delle informazioni sui prodotti nel sistema PIM può essere effettuata in modo semi-automatico o manuale. Per la traduzione selettiva, cioè per tradurre singoli campi come titoli, descrizioni e punti elenco, il metodo più comune è l'uso di un servizio di traduzione automatica. Nel caso della traduzione manuale, di norma, il testo originale viene visualizzato da un lato e il testo da tradurre dall'altro.

Un sistema PIM offre solitamente le seguenti opzioni:

• assegnazione della traduzione a un traduttore esterno, che ha accesso al settore di competenza;
• l'uso di servizi web di traduzione automatica (come Google Translate) già integrati nel sistema e che offrono la traduzione in tempo reale;
• invio di testi ai sistemi delle agenzie di traduzione;
• collegamento con il Translation Management System (TMS).

12. Gestite i dati dei media e le immagini dei prodotti in un unico luogo.

In generale, la gestione dei file multimediali dovrebbe essere effettuata tramite sistemi DAM, ma i moderni PIM spesso dispongono di funzioni DAM integrate. Questa funzione ha la capacità di gestire e archiviare centralmente i file digitali come immagini, foto, video e audio aggiunti sia dai dipendenti dell'azienda che da terzi (ad esempio, tramite i portali dei fornitori).

Tutti questi media sono associati agli articoli, ai prodotti, alle categorie o ai cataloghi pertinenti. La caratteristica principale è che questa assegnazione può evitare la duplicazione dei contenuti. Inoltre, tutti questi file possono essere adattati automaticamente a ogni canale e piattaforma. È sufficiente impostare manualmente il formato, l'estensione del file, ecc. e il sistema adatta automaticamente tutti i file. Inoltre, il sistema PIM consente di utilizzare la funzione di anteprima, in modo da poter vedere esattamente come apparirà il file multimediale su un sito web o in una directory stampata, ecc.

13. Gestione dei cataloghi di prodotti.

Tutti i dati dei prodotti possono essere raggruppati in uno o più cataloghi di prodotti, che possono essere inviati successivamente a diversi canali di pubblicazione o utenti finali. In alcuni casi queste informazioni devono essere trasformate per le esigenze specifiche di alcuni canali. La trasformazione dei dati può essere effettuata in formati come PDF, HTML, XLS, DOC, XML, CSV, Excel e altri formati di file comuni.

I cataloghi dei prodotti ottenuti dal software PIM possono essere utilizzati per creare diversi tipi di documenti relativi ai prodotti: cataloghi elettronici, cataloghi cartacei, listini prezzi, schede tecniche. Questi possono anche essere specifici per il canale, con prezzi separati, gamme di prodotti e descrizioni specifiche dei prodotti. L'utente può selezionare in modo indipendente il formato richiesto ed esportare i dati per ogni canale di pubblicazione separatamente. La generazione di cataloghi in vari formati viene utilizzata anche per scopi di marketing e per esigenze interne (ad esempio la preparazione di cataloghi stampati).

14. Gestire i contenuti aggiuntivi associati al prodotto.

Oltre ai dati multimediali di cui sopra, i sistemi PIM consentono di gestire anche altri file che completano la descrizione del prodotto o che servono come materiale per la promozione del prodotto. Questi includono brochure in PDF, volantini, poster, cataloghi di stampa, landing page, file PSD, immagini relative alla descrizione, banner o altri materiali di marketing.

Un sistema PIM viene utilizzato per salvare e pubblicare questi materiali, ma può anche essere un luogo di creazione, perché contiene già i componenti necessari (testo modificato, immagini, layout). Di conseguenza, i file già pronti possono essere allegati automaticamente al prodotto o inviati a determinati canali per la pubblicazione cartacea o digitale.

15. Memorizzazione di informazioni aggiuntive relative al prodotto.

Non tutte le informazioni relative a un prodotto vengono pubblicate sui marketplace, inviate agli utenti o a terzi, ma devono essere archiviate in modo sicuro in un unico luogo. Per questo motivo un sistema PIM può archiviare anche file come grafici, manuali, specifiche tecniche, schede tecniche, documenti e file CAD.

Molto spesso il lavoro su questi file avviene nel processo di sviluppo del prodotto, quindi il sistema, pur salvando informazioni sul suo flusso di lavoro (visualizzando l'autore del lavoro, la data di creazione e di modifica), copre l'intero ciclo di vita dello sviluppo del prodotto. L'elaborazione dei dati è garantita dall'esistenza di un modulo DAM già integrato o aggiuntivo.

16. Gestione delle relazioni con i prodotti.

Questa funzione supporta la strategia di vendita dei prodotti dopo aver studiato il comportamento degli utenti del negozio online. Quando si definiscono prodotti complementari o sostitutivi, è possibile stabilire collegamenti tra prodotti o articoli nel sistema PIM. Questo tipo di interconnessione può essere unidirezionale o bilaterale e può esistere tra più prodotti, più categorie e tra prodotti e categorie.

Esistono molte varianti di interconnessione: prodotti simili, cross-selling (visualizzazione di accessori correlati al prodotto), up-selling (visualizzazione di opzioni più costose), sostituzione (sostituzione di un vecchio prodotto con una versione più recente), kit (formazione di prodotti come unità e loro visualizzazione sotto un'unica SKU), pacchetti di prodotti o bundle (raggruppamento di prodotti, quando ognuno di essi ha una propria SKU), ecc.

17. Preparazione dei dati di prodotto in base alle esigenze dei diversi canali.

Le informazioni che hanno superato tutte le fasi di conferma sono pronte per l'ultima fase: la pubblicazione sul canale appropriato o su più canali. In generale, in un sistema PIM, un canale è la destinazione di uno specifico catalogo di prodotti, che contiene articoli di prodotti con diverse caratteristiche specifiche del canale, appartenenti a diverse categorie in un formato di dati speciale, in una lingua di pubblicazione, preparati utilizzando standard interni di qualità dei dati, ecc.

Un canale di destinazione può essere costituito da negozi online (OXID, Magento, Shopware, ecc.), cataloghi stampati, sistemi di terze parti (ERP o CRM), cataloghi elettronici (in formato XML o CSV), ecc.

Alcuni sistemi consentono un'anteprima di un prodotto per il canale corrispondente, che permette di apportare ulteriori modifiche prima della pubblicazione. Questa funzione consente di vedere l'aspetto della pagina del prodotto attraverso il browser web, i dispositivi mobili, i social media o un catalogo.

18. Esportazione dei dati dei prodotti: fornire informazioni sui prodotti

Dopo che le informazioni sui prodotti sono state raccolte, consolidate in un unico luogo e arricchite, potete distribuire le informazioni rilevanti sui prodotti ai vostri distributori o clienti. L'operazione può essere effettuata una volta sola, per una determinata occasione su richiesta, o a intervalli regolari. È possibile esportare i dati in qualsiasi formato, ad esempio PDF, XLS, CSV, DOCX.

Inoltre, una nuova tendenza è quella di consentire ai distributori di connettersi al vostro sistema PIM attraverso i portali dei distributori e di ottenere informazioni aggiornate sui prodotti nel formato e nella struttura che preferiscono. Si assegna un canale all'account di un distributore e si impostano autorizzazioni e livelli di accesso.

19. Integrazione con diversi sistemi (API).

Lo scambio di informazioni in un sistema PIM può avvenire non solo attraverso l'esportazione e l'importazione di singoli file, ma anche attraverso l'integrazione diretta con altri sistemi come CRM, ERP, DAM, MAM, CMS ecc. Il trasferimento dei dati tra i sistemi è reso possibile dalla presenza di API integrate e di appropriati plugin (connettori) sviluppati individualmente per ogni sistema di terze parti.

L'integrazione tramite API prevede il trasferimento di tutti gli oggetti e i media; la memorizzazione delle strutture di dati (cataloghi, associazioni), di tutti gli attributi e dei gruppi di attributi; il channel matching. Il trasferimento dei dati può avvenire sia manualmente che automaticamente, in una o entrambe le direzioni. Il prerequisito principale è una corrispondenza preliminare dei campi tra il sistema PIM e il sistema di terze parti.

Conclusione

Come si può vedere, un sistema PIM può fornire tutte le funzioni necessarie per accelerare l'elaborazione delle informazioni sui prodotti, migliorandone la qualità e consentendo all'azienda di concentrarsi sull'espansione della gamma di prodotti e sulle nuove strategie di sviluppo, che di conseguenza aumenteranno le entrate dell'azienda.

Va notato, tuttavia, che non tutti i sistemi dispongono di tutte le funzioni considerate in precedenza, per cui è necessario prestare molta attenzione alla scelta del sistema più adatto alle esigenze, alle priorità e al budget dell'azienda.