Einleitung

Die Datenmengen in jedem Unternehmen wachsen, die Digitalisierung nimmt an Fahrt auf und stellt neue Anforderungen. Die Datenverwaltung wird zu einer wichtigen Aufgabe, nicht zuletzt, weil die Datenschutzbestimmungen zu beachten sind. Jedes Unternehmen hat eine eigene Systemlandschaft, und die Daten sollen von einem System zum anderen möglichst völlig automatisch fließen. Dies wird möglich durch Vereinheitlichung und Standardisierung der PIM Datenstruktur. 

In einem typischen Unternehmen werden oft folgende Systeme eingesetzt: Enterprise Ressource Planning System (ERP), Warehouse Management System (WMS), Customer Relation Management System (CRM), Produktinformationsmanagement System (PIM), Master Data Management System (MDM), Content Management System (CMS) und einige andere. Der Datenaustausch zwischen diesen Systemen wird zu einer echten Herausforderung. Eine besondere Rolle spielen die Produktinformationen, denn diese sind oft über die meisten Systeme in einem Unternehmen zerstreut. Die PIM Datenstruktur sollte erarbeitet werden, damit die Produktinformationen möglichst automatisch ausgetauscht werden können.

Was ist ein PIM?

Ohne den Einsatz eines PIM-Systems herrscht in einem Unternehmen Chaos bei den Produktinformationen, denn diese sind stark zerstreut und nicht vereinheitlicht.

Laut Definition ist PIM-Software für die Aufbereitung, Veredelung, zentrale Speicherung und Verteilung der Produktinformationen zu den betroffenen Kanälen zuständig. Ein PIM-System sorgt für eine einheitliche Produktkommunikation quer über alle Kanäle, die Sie in Ihren Marketing- und Vertriebsaktivitäten einsetzen.

Welche Daten werden in einem PIM-System verwaltet?

In einem PIM-System können absolut alle Produktdaten verwaltet werden, die direkt oder indirekt mit den Produkten zu tun haben. Dabei handelt es sich um:

• Technische Details,
• Marketing Informationen und Contents,
• Digitale Assets,
• Technische Dokumente,
• Daten, die beim Produktdesign und der Entwicklung entstanden sind (falls man kein PLM System im Einsatz hat),
• Kundeninformationen, z.B. Kundenrezensionen über Produkte,
• und einige andere.

Der ganz große Vorteil eines PIM-Systems ist die Möglichkeit für den Anwender, diese Daten so zu strukturieren, wie man sie haben möchte.

PIM Datenstruktur festlegen, um die Produktdaten mithilfe einer PIM-Software zu vereinheitlichen

Laut der Proda-Studie von SDZeCOM haben nur 30% der Hersteller und Händler klar definierte Vorgaben für den Umgang mit den Produktinformationen. Dass die Produktinformationen korrekt, umfassend, vollständig und qualitativ sein sollen, ist natürlich jedem klar. Dies in der Praxis umzusetzen erweist sich als eine sehr schwere Aufgabe, die meistens nur durch den Einsatz eines PIM-Systems erledigt werden kann.

Folgende Daten können in einer PIM-Software strukturiert und vereinheitlicht werden:

• Produktdaten und die Metadaten,
• Produktattribute,
• Produktgruppen,
• Produktserien,
• Produktassoziationen (Cross-Selling, Up-Selling, etc),
• Bilder und sonstige Media-Dateien,
• Kategorien,
• Lieferanten,
• Kunden,
• Kanäle,
• Kataloge usw.

Ein Datenmodell bestimmt, wie diese Entitäten aufgebaut werden und welche Beziehungen es zwischen ihnen gibt. In einigen PIM-Systemen kann man das Datenmodell konfigurieren, in den anderen mithilfe von Programmierung anpassen – das Ziel von allen Systemen ist gleich: Die Datenstruktur der Produktinformationen zu bestimmen, Ihre Daten zu übernehmen und Ihnen zu ermöglichen, zukünftig diese Daten einfach und bequem zu verwalten.

Dadurch, dass PIM-Systeme das Einlesen wie auch die Ausgabe der Produktdaten sicherstellen müssen, ist die Vereinheitlichung und die Standardisierung der Produktdaten besonders wichtig. Nur so kann die Arbeit eines Herstellers, Großhändlers oder Einzelhändlers effizient organisiert werden.

Es sind zunächst die Datenquellen für die Produktdaten zu definieren. Oft befinden sich die Daten nicht in irgendwelchen Systemen, sondern sind nur in Form von Excel-Tabellen vorhanden, und zwar bei verschiedenen Mitarbeitern. Die Produktbilder befinden sich in irgendwelchen Netzwerkordnern und sind manchmal unvollständig und entsprechen nicht dem aktuellen Stand.

Nachdem die Datenquellen definiert sind, können diese in ein PIM-System importiert werden. Vor dem Import sollen diese noch auf spezielle Weise vorbereitet werden, damit ein PIM-System diese Daten “versteht”. Dies kann ein ziemlich mühsamer Prozess werden, denn Ordnung aus Unordnung kann nicht völlig automatisch von alleine entstehen.

Wenn die Daten schon im PIM sind, können diese von den jeweiligen Abteilungen vervollständigt und qualitativ verbessert werden. Gleichartige Produkte werden mithilfe von gleichen Attributsets beschrieben. Alle Produkte werden kategorisiert, Produktassoziationen werden angelegt, Produktbilder werden den Produkten zugeordnet und so weiter. Alle Daten werden entsprechend den vorher angelegten Datenstrukturen vervollständigt.

Erst wenn alle Daten gut strukturiert, vereinheitlicht und angereicht sind, können diese für die Distributionskanäle verwenden werden. Dank den klar definierten Datenstrukturen ist es wesentlich einfacher, einen völlig automatischen Datenaustausch mit anderen Systemen, Onlineshops, Marktplätzen und anderen Destinationen für Ihre Produktdaten sicherzustellen. Auch der Datenumfang wird konsistent bleiben. Es werden gleichartige Attributnamen, deren Werte und Maßeinheiten verwendet.

Auf diese Weise schafft ein PIM-System für jeden Anwender die Möglichkeit, eigene Standards für Produktinformationen zu definieren und bei der Pflege der Produktdaten einzuhalten, das alles mit dem Ziel, eine kontinuierlich hohe Qualität der Produktdaten sicherzustellen.

Nutzung von Datenstandards

Als Folge der Digitalisierung und Vereinheitlichung der Datenstrukturen sind verschiedene Klassifikationstandards entstanden. Diese erleichtern den Datenaustausch zwischen den Marktteilnehmern, denn die Standards spezifizieren ganz genau, wie die Produktinformationen für gewisse Produktarten auszusehen haben. Dank deren Einsatz wissen die Empfänger der Produktinformationen im Voraus, wie die Produktdaten aussehen werden und können diese schneller und einfacher importieren und verarbeiten.

Die populären Standards sind: BMEcat, ECLASS und GS1. Jeder Standard hat eigene Anforderungen und Besonderheiten. Eine Angleichung zwischen ihnen ist noch nicht in Sicht, denn es gibt mehrere tausend Produktarten, jede mit eigenen Besonderheiten. Oft setzen sich die Standards das Ziel, nur die Produkte aus bestimmten Branchen zu beschreiben.

Viele PIM-Systeme unterstützen inzwischen gewisse Klassifikationsstandards direkt aus der Box. Für manche Anwender wird die Einführung eines Standards von Vorteil sein, falls Ihre B2B-Kunden das von Ihnen erwarten.

Fazit

Produktinformationsmanagement wird immer wichtiger für zahlreiche Unternehmen, denn viele Unternehmen haben mit Produkten zu tun. PIM ermöglicht, viele Probleme und Aufgaben rund um eigene Produktdaten zu lösen und deren Qualität konsistent zu verbessern. Eine PIM-Einführung wird sich vor allem für diejenigen Hersteller oder Händler rentieren, die mit zahlreichen Produkten zu tun haben, oder auch solche, die nicht allzu viele Produkte haben, dafür aber die Produktinformationen in andere Sprachen zu übersetzen haben.

Die Definition einer richtigen PIM Datenstruktur und/oder die Verwendung von Klassifizierungstandards wie zB BMEcat  hilft, alle wichtigsten Produktinformationen gut strukturiert und detailliert abzuspeichern, damit die Qualität der Produktdaten den hohen Anforderungen der Nutzer entspricht und die Workflows für die Vorbereitung der Produktdaten möglichst effizient ablaufen.