Der erste Eindruck zählt, dies gilt auch beim Online Shopping. Eine ansprechende Produktdarstellung gehört zu den entscheidenden Einflussgrößen für eine positive Kaufentscheidung. Kunden, die online einkaufen, verlassen sich auf die dargestellten Produktinformationen. Darum sind qualitativ hochwertige Produktfotos und informative Produktbeschreibungen von besonderer Bedeutung.

Onlineshop-Betreibern kann die Artikelverwaltung allerdings auch Kopfschmerzen bereiten. Große Datenmengen und ein zunehmender Informationsumfang machen die Pflege produktbezogener Daten immer komplizierter. Nicht selten kommt es hierbei zu Doppeleinträgen, Fehlern und veralteten Produktinformationen. Oft sind produktbezogene Daten über mehrere Datensysteme und unter diversen Abteilungen und Kollegen verteilt.

Korrekte Produktbeschreibungen und ansprechende Produktpräsentationen stellen heutzutage in vielen Unternehmen ein Muss dar. Inzwischen gibt es zahlreiche Software-Systeme, welche die Datenpflege erleichtern.

Artikelverwaltung in ERP

Mit einem Enterprise Resource Planning System (kurz: ERP-System) können sämtliche Ressourcen des Unternehmens gesteuert werden. Es automatisiert die wichtigsten Prozesse im Unternehmen in Finanz-, Vertriebs- und Personalbereichen sowie im Einkauf und CRM. Mit Hilfe eines ERP-Systems lassen sich betriebliche Ressourcen wie beispielsweise Personal, Kunden, Lieferanten, Artikel usw. verwalten. Dies dient dem Zweck, durch effiziente Ressourcenplanung die Produktivität des Unternehmens zu erhöhen und hierdurch Kosten einzusparen. Die Daten werden in einer abteilungsübergreifenden Datenbank zusammengefasst und stehen jederzeit zur Verfügung.

Die Verwaltung von Produktinformationen ist mit einer ERP-Software nur bedingt möglich. Sie automatisiert zwar alle verkaufsbezogene Prozesse, dabei spielt aber die Qualität der Produktinformationen keine Rolle. Oft sind die Qualität und der Umfang der produktbezogenen Daten, die das ERP liefert, nicht ausreichend, um ein Produkt entsprechend den Marktanforderungen zu präsentieren. Der Funktionsumfang ist bei einer ERP-Software einfach nicht genügend für eine effiziente Produktdatenadministration, oft werden nur die Produktstammdaten verwaltet. Beispielsweise mangelt es bei einigen Systemen an technischen Möglichkeiten - es können keine oder nicht alle Produktmerkmale hinterlegt werden. Zudem ist es nicht immer möglich, den Zugang für alle betroffenen Personen (z.B. Außendienstmitarbeiter, Übersetzer oder Fotografen) zu gewähren. Dies wirkt sich auch auf die Qualität der Produktinformationen aus.

Artikelverwaltung in WAWI

Im Gegensatz zu ERP befasst sich WAWI nur mit der Warenwirtschaft. Daher stammt auch der Name - Warenwirtschaftssystem (WWS oder auch WAWI). Ein WWS System speichert zentral alle Daten, die mit der Herstellung und dem Vertrieb der Produkte verbunden sind. Die Artikelstammdaten sind der zentrale Steuerungsbereich für vielfältige Prozesse innerhalb einer WaWi-Software. Die Stammdaten, aktuelle Preise und Verfügbarkeit werden im System verwaltet.

Ebenso wie bei der ERP-Software liegt der Fokus bei einem WAWI-System nicht auf der Qualität der produktrelevanten Daten, sondern auf Einkauf, Lagerverwaltung und Verkauf. Als eine WAWI kann auch Versandhandelssoftware eingesetzt werden - Wareneingang und Warenausgang, Retouren, Verkauf und Versand sowie die Inventur stehen im Mittelpunkt der Software. Hierbei werden die Qualität und Vollständigkeit der Produktinformationen selbst aber auch nicht kontrolliert.

Artikelverwaltung in Onlineshop Software

Für viele Menschen ist der Einkauf in Onlineshops bereits alltäglich geworden. Der elektronische Handel mit Artikeln oder Dienstleistungen bietet Kunden die Möglichkeit, das Angebot zu durchsuchen, virtuell zu betrachten, zu bestellen und zu bezahlen. Der Verkauf wird also komplett online abgewickelt. Bei dieser Form des Versandhandels ist eine ansprechende Produktpräsentation eines der wichtigsten Erfolgsfaktoren für einen Onlineshop.

Die meisten Onlineshops sind basierend auf einer Onlineshop Software (auch Shopsystem genannt) aufgebaut. Ein Shopsystem ist ähnlich einem Katalog angelegt und bietet zahlreiche Funktionen an, die den Onlinekauf der Kunden unterstützen - von der Suche bis hin zu After-Sales Services.

Auch wenn die Auswahl an Shopsystemen immer größer wird, wird diese Software alleine die Qualität der Produktbeschreibungen nicht verbessern. Bei der Verwaltung der Produktinformationen geht die Onlineshop-Software davon aus, dass hochwertige Produktbilder und -Beschreibungen schon vorhanden sind. Diese werden dann in die Shop-Lösung übertragen und erfasst, so entsteht der Produktkatalog. Die Produktinformationen mit einer Onlineshop Software aufzubereiten ist nicht optimal, wenn mehrere Personen mit der Vorbereitung der qualitativen Produktinformationen beschäftigt sind und ihre Tätigkeiten koordiniert werden müssen. Bei einem Onlineshop geht es nur um einen Vertriebskanal, daher ist diese Software für die Vorbereitung eines Omni- oder Multichannel-Vertriebs nicht tauglich, denn kanalspezifische Produktinformationen lassen sich im System nicht abbilden.

Artikelverwaltung in MDM

Die Artikeldaten sind oft über mehrere Systeme verteilt und liegen noch dazu in unterschiedlichen Formaten und einer niedrigen Qualität vor. Dadurch entstehen Dateninkonsistenzen und viel Arbeitszeit wird benötigt, um aktuelle Informationen zu finden.

Ein MDM-System (Master Data Management) sorgt für schnelles Informationsmanagement im gesamten Unternehmen. Es hilft dabei, isolierte Daten und Anwendungen zu verknüpfen und dadurch die Geschäftsprozesse zu automatisieren und Fehler zu vermeiden. In einer MDM-Software werden die Stammdaten gesammelt, verglichen, bereinigt und an andere eingesetzte Systeme weitergeleitet. Es kann Finanz-, Kunden-, Lieferantendaten usw. beinhalten. Ebenso lassen sich Produktdaten mit einer MDM-Software problemlos verwalten, auch wenn diese Systeme nicht speziell für die Artikelverwaltung gedacht sind. So mögen spezifische Funktionen für die Artikelverwaltung hier nicht verfügbar sein, wie beispielsweise die Klassifizierung oder Aufbereitung der kanalspezifischen Kataloge.

Ein MDM-System dient vorrangig dem Zweck, sämtliche Daten in einem Unternehmen zugänglicher zu machen und die Qualität der Stammdaten zu sichern. Dies wird sich vor allem bei Unternehmen mit steigendem Datenvolumen und großer Anzahl an Software, Fachabteilungen oder Mitarbeiterrollen bemerkbar machen.

Artikelverwaltung in PIM

Bei wachsenden Anforderungen an die Verwaltung von Produktinformationen ist ein Produktinformationsmanagement-System (PIM) wie z.B. AtroPIM die ideale Lösung, denn bei einer PIM Software stehen die Produktdaten und deren Qualität im Mittelpunkt. Die Produktinformationen werden dank den Schnittstellen oder Import-Funktionen schnell aus verschiedenen Unternehmenssystemen übernommen, vereinheitlicht und mit qualitativen Produktbeschreibungen und Merkmalen angereichert. Auch Media Assets wie Produktbilder, Produktbroschüren oder Produktsheets werden in einem PIM-Tool miterfasst. Ein PIM führt sämtliche Produktdaten zusammen, damit diese sowohl intern als auch extern zu nutzen sind.

Der größte Vorteil eines solchen Systems liegt darin, dass alle betroffenen Abteilungen, die detaillierte Produktdaten benötigen, diese an einer zentralen Stelle finden können. Diese einmal zentral gespeicherten Produktdaten können dann über verschiedene Kanäle (z.B. Onlineshops, Marktplätze, Printkataloge usw.) veröffentlicht werden.

Eine PIM Lösung ist einerseits zwischen den Quellen der Produktdaten (Excel Dateien, CSV Dateien, ERP, PLM, Lieferantendaten usw.) und den externen Kanälen für die Datenveröffentlichung (Onlineshop, Produktkataloge, Datenblätter, CMS usw.) andererseits platziert. Infolgedessen wird auch die Artikelverwaltung wesentlich vereinfacht, da detaillierte und genaue Daten nur einmal ins System einzutragen sind. Die Datenqualität wird erhöht und neue Produktinformationen können schneller gepflegt und publiziert werden, was auch den Umsatz positiv beeinflusst.

Fazit

Mit ERP, WaWi, MDM, Shop Software oder PIM-System stehen mehrere Anwendungen zur Verfügung, welche eine effiziente Artikelverwaltung ermöglichen. Welche sich davon am besten eignet, hängt von den jeweiligen Erfordernissen ab. Daher sollten vor der Auswahl klare Anforderungen und Ziele definiert werden. Jedes System erfüllt seinen Zweck und sollte für die Aufgaben eingesetzt werden, die es auch lösen kann.

Wenn die Hauptanforderung an die Software in qualitativen Produktinformationen besteht, dann ist eine PIM-Software empfehlenswert. Auch eine große Anzahl von Produktattributen und Varianten sowie Mehrkanal-Publishing sind für die PIM-Solution kein Problem. Natürlich kann ein Produktinformationsmanagement-System auch mit anderen Anwendungen verknüpft werden, um die Daten automatisch zu synchronisieren.